Configuración de la extensión de MS Exchange al utilizar Microsoft Office 365

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Este tema cubre la configuración de la integración entre Autotask y MS Exchange cuando se utiliza Microsoft Office 365, en lugar de un entorno alojado de terceros o un servidor Exchange local. Para otras configuraciones, consulte Cómo configurar la extensión MS Exchange.

ANTES DE COMENZAR  Al configurar la integración entre Autotask y MS Exchange y utilizar Microsoft Office 365, se requiere autenticación multifactor. Puede utilizar Exchange Web Services (EWS) o Microsoft Graph para proporcionar la autenticación. EWS es una API heredada que requiere permisos generales. Microsoft Graph requiere permisos más granulares. Seleccionará el método de autenticación cuando registre la aplicación en Microsoft Azure AD o Microsoft Entra ID. Para más información sobre este proceso, consulte Creación del registro de la aplicación Exchange en Microsoft Entra ID o Azure AD.

Para configurar la extensión de MS Exchange cuando se utiliza Microsoft Office 365 (no una versión alojada de terceros o un servidor local), complete los siguientes pasos:

  1. Cree un registro de aplicación en Microsoft Azure para configurar la autenticación multifactor. Consulte Creación del registro de la aplicación Exchange en Microsoft Entra ID o Azure AD.

  2. Complete la página de configuración de extensiones de MS Exchange. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

  3. Rellene todos los campos obligatorios como se describe a continuación.
  4. Haga clic en Guardar cuando haya terminado.

Cómo...

En esta pestaña, se habilita la extensión MS Exchange, se ingresan los detalles del servidor y las credenciales de sincronización, y se determina quién recibirá las notificaciones de error.

Una vez finalizada la configuración, se comprueban los parámetros de configuración de MS Exchange Server mediante los ajustes de la sección Credenciales de sincronización. Recibirá un mensaje de confirmación si los ajustes de configuración funcionan o un mensaje de error si fallan. Los elementos que no puedan ser validados mostrarán un ícono de advertencia.

NOTA  Si realiza cambios en los campos Versión, Dirección de Exchange Server, Directorio virtual de Exchange Server o Dominio, todos los elementos se volverán a sincronizar automáticamente cuando guarde el cambio. Si la sincronización ocurre cuando usted está intentando guardar nuevas configuraciones, usted recibirá un mensaje de error y necesitará intentar nuevamente cuando se complete la sincronización actual.

Casilla de verificación Descripción

Habilitar la integración de MS Exchange

Esta casilla de verificación está seleccionada de manera predeterminada. La sincronización comenzará tan pronto como guarde correctamente las configuraciones de integración. Si desea establecer sus configuraciones y activar la extensión posteriormente, desmarque esta casilla antes de comenzar.

Si su servicio Exchange es a través de Microsoft Office 365, rellene la sección Detalles del servidor de la siguiente manera:

Nombre del campo Descripción
Nombre del perfil* Introduzca cualquier nombre de perfil que le convenga.
Nuestro servidor de Exchange está alojado por un tercero. Deje esta casilla sin marcar.
Dirección del servidor de Exchange* Ingrese outlook.office365.com.
Directorio virtual del servidor de Exchange Deje este campo en blanco.
Usar MS Graph El método de autenticación se selecciona al registrar la aplicación en Microsoft Azure. Para más información sobre este proceso, consulte Creación del registro de la aplicación Exchange en Microsoft Entra ID o Azure AD.

Si utiliza MS Graph para la autenticación, seleccione esta casilla.

Solicitar sincronización cada Ingrese el intervalo de sincronización, en minutos. El intervalo debe ser de al menos 10 minutos, pero note que la sincronización real puede durar más, dependiendo de otros elementos en cola en el servidor MS Exchange.

Si recibe un error del tipo "No podemos guardar sus cambios en este momento porque hay una sincronización en curso, inténtelo más tarde", aumente el intervalo Solicitar sincronización cada al menos una hora para asegurarse de que la nueva sincronización no comenzará antes de que haya finalizado la anterior. Una vez finalizada la sincronización, guarde los cambios y, si lo desea, vuelva a ajustar la hora.

Para completar esta sección, debe haber registrado ya la aplicación en Microsoft Azure / Entra ID. Para más información sobre este proceso, consulte Creación del registro de la aplicación Exchange en Microsoft Entra ID o Azure AD.

Una vez registrada la aplicación, rellene o edite la sección Credenciales de sincronización de la pestaña General del siguiente modo:

Campo Office 365
Usar configuración local (Autenticación básica) No seleccione este casilla.
Correo electrónico (con propósitos de prueba) Ingrese la dirección de correo electrónico de un usuario de Azure activo con un buzón. Vaya a Azure Active Directory > Usuarios y copie la dirección de correo electrónico de un usuario miembro.
Id. de cliente Abra la página de registro de aplicación de su aplicación de extensión Autotask MS Exchange y copie el Id. de aplicación (cliente) en el campo.
Secreto Haga clic en Editar y pegue en este campo el valor del secreto del cliente que creó para utilizar con la extensión de Exchange.

NOTA  Una vez configurado, el valor de este campo se cifra en reposo y se ofusca en Autotask. El valor puede editarse pero no se puede ver.
Inquilino Abra la página de registro de aplicación de su aplicación de extensión Autotask MS Exchange y copie el Id. de directorio (inquilino) en el campo.
Campo Descripción
Envíe notificaciones de correo electrónico Introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas que deben recibir una notificación si la extensión de MS Exchange encuentra problemas o errores (por ejemplo, si el servidor de MS Exchange se cae y la sincronización no puede ejecutarse). Separe las direcciones de correo electrónico con un punto y coma.

La pestaña Sincronización permite configurar los tipos de elementos de calendario que se exportarán a y desde MS Exchange, y el número predeterminado de días pasados y futuros para los que se sincronizarán los eventos.

Campo Descripción
Permitir citas Seleccione esta casilla para exportar citas de Autotask a MS Exchange. Cuando esto esté configurado, sus usuarios verán sus citas de Autotask en Microsoft Outlook u otra aplicación de calendario o de cliente de correo electrónico que su organización use.

Si esta casilla NO está seleccionada, se desactivará la casilla Sincronizar citas de Autotask con Exchange en la página del perfil del usuario.
Permitir contactos para los que el recurso sea el responsable de empresa o de la oportunidad Si se selecciona esta casilla, los contactos de Autotask para los que el usuario sea el responsable de empresa o el responsable de oportunidad se transferirán a Exchange y a sus aplicaciones cliente.

IMPORTANTE  Si también está utilizando la Extensión MS Outlook de Autotask mientras la Extensión MS Exchange está activada y activa esta casilla de verificación, no podrá sincronizar los contactos mediante la Extensión Outlook. Para utilizar la extensión de Outlook para sincronizar todos los contactos, desactive esta casilla.
Permitir llamadas de servicio Seleccione esta casilla para exportar las llamadas de servicio del usuario desde Autotask a MS Exchange.
Permitir tareas pendientes Seleccione esta casilla para importar/exportar tareas pendientes asignadas a usted desde Autotask a MS Exchange.
Crear carpeta pública de TODOS los contactos de Autotask (sólo si se utiliza EWS)
 Seleccione esta casilla para crear una carpeta pública en su servidor MS Exchange, rellenada con todos los contactos de Autotask.

IMPORTANTE  Esta carpeta estará disponible para todos los usuarios de MS Exchange, no sólo para los que utilicen la integración de Autotask. Antes de seleccionar esta opción, piense en las consecuencias de seguridad. Si se selecciona, cualquier usuario de Exchange puede descargar todos tus datos de contacto a su PC.
Campo Descripción
Citas con TODA la información de detalle Seleccione esta opción para importar citas desde MS Exchange con toda la información de texto y participantes incluida.
Citas sin información de detalle Seleccione esta opción para importar citas, pero solo con las horas de inicio y de finalización de las citas.
No importar citas de Exchange Seleccione esta opción si no desea importar ninguna cita desde MS Exchange.

NOTA   Si se selecciona esta casilla, estará deshabilitada la casilla Sincronizar citas de Exchange con Autotask en la página de perfil del usuario.

Enviar citas de "tiempo libre" a Autotask (si no están seleccionadas, las citas de "tiempo libre" no se enviarán)

 

 Esta casilla está deshabilitada si está seleccionado el botón de radio No importar citas de Exchange.De manera predeterminada, las citas de MS Exchange u Outlook donde el tiempo aparece como "Tiempo libre" aún se sincronizan con Autotask y tiempo de bloque horario en el calendario del usuario.

Desmarque esta configuración para prevenir la sincronización de citas de tiempo libre.

NOTA  Las citas de tiempo libre no cuentan hacia la disponibilidad ni la productividad de recursos.

NOTA  Debe también deshabilitar la capacidad para enviar citas "de tiempo libre" en la extensión Microsoft Outlook si deshabilita esta configuración. Consulte Configuring the Outlook extension.
Campo Descripción
Elementos de calendario pasados Introduzca el número de días predeterminados que la integración debe retroceder para buscar datos para sincronizar. El valor mínimo en este campo es "1" y el máximo es "30".
Elementos de calendario recurrentes Ingrese el número predeterminado de días en el futuro en los que la extensión MS Exchange debe buscar elementos de servicio recurrente para sincronizar. El valor mínimo en este campo es "1" y el máximo es "30".

La pestaña Recursos enumera todos los usuarios de Autotask en su instancia de Autotask. En esta pestaña, puede habilitar la extensión para uno o más usuarios, ver la fecha y la hora del intento de sincronización más reciente de cada recurso y abrir una página similar a la pestaña MS Exchange en la página Perfil de cualquier recurso para configurar su perfil de usuario.

NOTA  Los usuarios para los que se habilita la extensión Exchange no tienen que sincronizar sus elementos de calendario y contactos. En la página Perfil, tienen control completo sobre esta característica. Pueden deshabilitar las configuraciones, o pueden habilitar selectivamente los elementos que deseen sincronizar.

Para habilitar la extensión MS Exchange para uno o más usuarios, haga lo siguiente:

  1. Seleccione la casilla de verificación en la fila de encabezados para seleccionar todos los recursos o seleccionar usuarios individuales.
  2. Haga clic en Guardar.
  3. Opcionalmente. configure los ajustes de sincronización de los usuarios individuales haciendo clic en la marca de tiempo o en el enlace N/A de la columna Última sincronización intentada. Consulte Configurar perfiles de usuarios para MS Exchange.

Todos los recursos recién habilitados reciben un correo electrónico de confirmación con instrucciones sobre cómo personalizar la configuración de sincronización de MS Exchange en su página de Perfil.

La sincronización de datos no es automática; debe ser explícitamente activada y configurada para cada usuario. La configuración puede ser realizada por el usuario o por el administrador.

Administradores:

  1. Vaya a > Admin. > Extensiones e integraciones > Extensiones de Microsoft > MS Exchange > pestaña Recursos.
  2. Ubique el recurso cuyo perfil desee configurar.
  3. Para abrir la página de configuración avanzada del perfil de usuario, haga clic en el enlace de fecha y hora en la columna Último intento de sincronización.
  4. Complete los campos en la pestaña. Consulte La pestaña MS Exchange.

Usuarios:

NAVEGACIÓN Mi(s) > Varios > Perfil

  1. Seleccione Varios > Perfil.
  2. Haga clic en la pestaña MS Exchange.
  3. Complete los campos en la pestaña. Consulte La pestaña MS Exchange.