Facturación electrónica

PERMISOS  Nivel de seguridad con la configuración de Admin. de Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas activada.

NAVEGACIÓN  Menú de navegación izquierdo > Admin. > Características y configuraciones > Finanzas, contabilidad y generación de facturas > Facturación electrónica

Consulte Ficha y página de configuración de la factura para más información.

IMPORTANTE  Todos los campos obligatorios deben rellenarse para que la factura electrónica se envíe correctamente. Si falta información, el agente de enrutamiento la rechazará.

IMPORTANTE  La agrupación de facturas a través de las plantillas de factura no es compatible con la facturación electrónica por motivos de declaración de impuestos/IVA. Para garantizar que las facturas se presentan correctamente, deben desactivarse todas las agrupaciones en las plantillas de factura. Consulte Configurar el cuerpo de la factura.

Factura electrónica: Factura electrónica

Red de enrutamiento (red de intercambio): La red de enrutamiento garantiza que la factura enviada se envíe al destinatario correcto en función del número de identificación fiscal o del número de registro mercantil local. En la mayoría de los países, la red de enrutamiento es PEPPOL. Existen otras redes de enrutamiento asociadas a países específicos. La versión inicial será compatible con PEPPOL. Algunos ejemplos de redes de enrutamiento son los siguientes:

• PEPPOL para la mayor parte de la UE

• DFN para Canadá y EE. UU

Portales de declaración del IVA (Red de intercambio): los portales de declaración del IVA se basan en el país de destino y son independientes de la red de enrutamiento. El agente de enrutamiento enviará automáticamente la información a estos portales cuando así lo exija la ley. Algunos ejemplos son:

• FINVoice para Finlandia, (requiere envío manual)

• SDI para Italia para la declaración del IVA

• Verifactu para España

Agente de enrutamiento:Las facturas deben enviarse a las redes de enrutamiento correspondientes según el país de origen y el país de destino de la factura. Autotask utiliza un servicio de enrutamiento de terceros para garantizar que cada factura generada se envíe a la red de enrutamiento adecuada y a la autoridad fiscal correspondiente. Los servicios del agente de enrutamiento se consideran tecnología de terceros, según lo descrito en el Kaseya Master Agreement.

Número de identificación fiscal/IVA: El número de identificación fiscal/IVA de una organización que la identifica de forma única. Este número de identificación se utiliza para fines de declaración de impuestos. En Europa, la mayoría de los números de identificación fiscal siempre comienzan con un código de país. Algunos ejemplos son:

• Alemania: DE123456789

• Bélgica BE123456789

Identificación legal: Identificación de registro comercial exclusiva de una organización. Este número de identificación puede ser necesario además del número de identificación fiscal o ser el mismo. El gobierno local determina si se requiere esta identificación. Algunos ejemplos de nombres de identificación son:

• Bélgica: ES

• Italia: IVA

• Francia: SIREN

NOTA  Si la columna Se requiere identificación legal indica "Sí", todas las organizaciones remitentes y destinatarias de ese país deben proporcionar una identificación legal.

Paso 1: Habilitar la facturación electrónica para su instancia de Autotask

El primer paso en el proceso es habilitar la facturación electrónica para su base de datos.

1. Vaya al menú de navegación izquierdo > Administración > Categorías de administración > Activaciones.

2. Marque la casilla de facturación electrónica.

3. Seleccione Guardar.

4. Vaya al menú de navegación de la izquierda > Admin > Características y configuraciones > Finanzas, contabilidad y generación de facturas > Facturación electrónica

5. Active Habilitar facturación electrónica.

Paso 2: Confirme la información del remitente

Asegúrese de que el número de identificación fiscal/IVA de su organización y, si así lo exigen las normativas locales, el número de identificación legal, esten correctamente configurados.

1. Vaya al menú de navegación de la izquierda > Admin > Características y configuraciones > Finanzas, contabilidad y generación de facturas > Facturación electrónica

2. Compruebe que la información indicada es correcta en el campo ID fiscal del sistema o ID fiscal de la organización interna y, si es necesario, en el campo ID legal.

Paso 3: Preparar las organizaciones CRM

Se debe configurar cada organización de clientes que requiera facturación electrónica. Consulte la pestaña Factura y la página de configuración para más información.

1. Navigate to Menú de navegación izquierdo > CRM > Buscar > Organizaciones > haga clic en Buscar > haga clic en el nombre de una organización > pestañas accesorias > Configuraciones de factura.

2. Ingrese la identificación fiscal y, si es necesario, la identificación legal para las organizaciones que requerirán facturación electrónica.

3. Confirme la dirección facturada y el país de destino.

4. Asegúrese de establecer una dirección de correo electrónico alternativa.

   NOTA  Invoices will be sent by default to the Main Billing Contact. Refer to Main Billing Contact.Las facturas se enviarán de manera predeterminada al Contacto principal de facturación. Consulte Contacto principal de facturación.

5. Indique si se requiere una factura gubernamental seleccionando la casilla Requiere factura gubernamental.

6. Utilice la página de búsqueda de CRM para identificar las organizaciones que carezcan de la información requerida.

   NOTA  Se pueden realizar actualizaciones masivas utilizando la función Exportar/Importar de CRM. Consulte Organización.

Cuando la facturación electrónica está activada, Autotask incluye la fecha de vencimiento y las condiciones de pago en la factura electrónica. Estos valores se derivan de las Condiciones de pago asociadas a la plantilla de factura utilizada en el momento de la generación de la factura.

Cómo calcula Autotask la fecha de vencimiento

Autotask utiliza el registro de Condiciones de Pago vinculado al modelo de factura para determinar la fecha de vencimiento de la factura electrónica.

• La configuración "Vencimiento en días" se aplica a la fecha de factura.

• La fecha de vencimiento calculada se envía entonces en el XML de la factura electrónica a la red de enrutamiento (por ejemplo, PEPPOL) y, en su caso, a las autoridades fiscales.

Ejemplos

• Vence en 30 días

  • Fecha de facturación: 1 de marzo de 2026

  • Vence en días: 30

  • Fecha de vencimiento de la factura electrónica: 31 de marzo de 2026

• Vencimiento en 0 días (Vencimiento inmediato)

  • Fecha de facturación: 1 de marzo de 2026

  • Vence en días: 0

  • Fecha de vencimiento de la factura electrónica: 1 de marzo de 2026

NOTA  El "vencimiento en 0 días" se considera un vencimiento inmediato. En la factura electrónica, la fecha de vencimiento es igual a la fecha de facturación.

Los medios de pago describen cómo el cliente debe pagar la factura (por ejemplo, los datos de la transferencia bancaria). Cuando la facturación electrónica está activada, Autotask puede incluir su cuenta bancaria y la información de enrutamiento en el XML de la factura electrónica.

Qué incluyen los medios de pago

En el momento de generar la factura, puede especificar o ajustar los siguientes valores de medios de pago para incluirlos en la factura electrónica:

• Nombre del titular de la cuenta

• Número de cuenta

• Número de enrutamiento

Para deshabilitar la facturación electrónica a nivel de organización:

1. Vaya a Menú de navegación de la izquierda > CRM > Buscar > Organizaciones > busque la organización específica > abra la organización > pestaña accesoria > Configuración de factura.

2. Seleccione la casilla de verificación Desactivar facturación electrónica para esta organización.

3. Seleccione Guardar.

   NOTA  Para actualizar organizaciones en bloque, consulte Importar o actualizar datos.

Para desactivar la facturación electrónica globalmente para todas las organizaciones:

1. Vaya al menú de navegación de la izquierda > Admin > Características y configuraciones > Finanzas, contabilidad y generación de facturas > Facturación electrónica

2. Active Habilitar facturación electrónica.

Para desactivar la facturación electrónica para toda su base de datos Autotask:

1. Vaya al menú de navegación izquierdo > Administración > Categorías de administración > Activaciones.

2. Desactive la casilla de verificación de Facturación electrónica.

3. Seleccione Guardar.

1. ¿Qué países están incluidos en el soporte de facturación electrónica de Autotask?

   • Se incluyen todos los países de la UE, y la prioridad de soporte se establece según la fecha de inicio del mandato legal de cada país. La primera ola incluye a Bélgica, Alemania, Estonia, Rumania, España, Polonia, Francia, Eslovenia y Letonia. Todos los países de la UE deben cumplir con esta normativa para el 2030.

2. ¿Qué pasa si mi país aún no tiene una fecha de inicio obligatoria?

   • Si su país pertenece a la UE pero no tiene una fecha de inicio obligatoria, puede solicitar que se habilite la Facturación electrónica. Todos los países de la UE deberán cumplir con esta normativa para el 2030.

3. ¿Es la característica Facturación electrónica compatible para países no pertenecientes a la UE?

   • No, la versión inicial sólo es compatible para los países de la UE. Es posible que en el futuro se estudie la compatibilidad con otras regiones.

4. ¿Cuáles son los requisitos mínimos para una factura electrónica?

   • Número de identificación fiscal/IVA (con código de país) tanto del remitente como del destinatario.

   • Identificación legal (si lo exige la normativa local).

   • País de destino (de la dirección de facturación).

   • Dirección de correo electrónico alternativa (de contacto).

   • Indicador de factura gubernamental (si es necesario).

   • Datos del remitente y del destinatario.

5. ¿Qué sucede si falla el envío de una factura?

   • Si la factura no contiene la información requerida, el agente de enrutamiento la rechazará. Debe corregir los datos y volver a enviarlos a través de la página Historial de facturas. Si falla el envío a través de la red de enrutamiento, la factura se enviará automáticamente por correo electrónico alternativo.

6. ¿Cómo se procesan los datos y dónde se almacenan?

   • Autotask utiliza un agente de enrutamiento con sede en los Países Bajos, con centros de datos ubicados dentro de la UE. Se siguen revisando los datos y la arquitectura para garantizar cumplimiento.

7. ¿Cuáles son los requisitos específicos de cada país?

   • Alemania: La facturación electrónica es obligatoria para las organizaciones con ingresos anuales superiores a 800.000 euros y cuando así lo solicite el destinatario; para el resto, será obligatoria a partir del 1 de enero de 2027.

   • España: Requisitos especiales de B2G (no incluidos en la versión inicial); envío por Verifactu obligatorio a partir del 1 de enero de 2026.

   • Rumania: los MSP deben registrarse en la agencia de IVA local; la identificación legal debe almacenarse en Autotask.

   • Italia, Polonia, Estonia, Francia: El agente de enrutamiento gestiona el registro y la tramitación ante la agencia tributaria.

8. ¿Puedo desactivar la facturación electrónica para algunas organizaciones?

   • Sí, la facturación electrónica puede activarse o desactivarse por organización de CRM. Las actualizaciones masivas se admiten a través de la exportación/importación de CRM.

9. ¿Cuál es el plan alternativo si falla el envío por red?

   • Las facturas se enviarán por correo electrónico desde el agente de enrutamiento. Esta medida de respaldo no se puede desactivar, ya que es un requisito normativo.

10. ¿Qué no se admite en la versión inicial?

    • La agrupación de facturas (consolidación) mediante plantillas (debe desactivarse para la facturación electrónica). Para garantizar que las facturas se envíen correctamente, se deben desactivar todas las agrupaciones (consolidaciones) en las plantillas de factura, con el fin de asegurar la precisión y coherencia de los informes de facturación. Las facturas electrónicas deben mostrar todos los artículos sujetos a impuestos para que la declaración de impuestos sea precisa.

    • Enrutamiento de B2G para España (previsto para una futura versión).

    • Anulación de facturas (crédito) y opciones de sólo correo electrónico (previstas para futuras versiones).