Agregar o editar un cargo de contrato

SEGURIDAD  Gestor

NAVEGACIÓN > Contratos > Buscar > Contratos > abrir un contrato > Menú > Gastos > Nuevo gasto o haga clic con el botón derecho > Editar cargo

1. Para crear un nuevo cargo en un contrato, proyecto o ticket, haga clic en Nuevo cargo.
   

NOTA  Si agrega un cargo a un proyecto o a un ticket asociados con un contrato que tenga un cargo predeterminado configurado para el código de material que usted seleccione, el cargo de contrato predeterminado sobrescribirá las configuraciones del código de material. Consulte las descripciones de campos en la siguiente tabla.

2. Llene los siguientes campos:

Nombre del campo	Descripción
Producto	Para crear un cargo desde un producto, comience a escribir el nombre del elemento y seleccione desde la lista de coincidencias posibles, o bien haga clic en el ícono de selector a la derecha del campo Producto y seleccione un producto. Para productos que son elementos de inventario, la columna Inventario disponible en la tabla de resultados filtrados muestra cuántos elementos se encuentran actualmente en inventario. Si ha seleccionado un producto de inventario, las tablas Elementos que aún se necesitan y Elementos ya seleccionados, recibidos o pedidos aparecen en la parte inferior de las páginas Nuevo cargo y Editar cargo. Consulte Tablas de inventario en la página Cargo. Se requiere permiso para ver datos de costo interno de Atención al cliente y Proyectos para ver información de costo del producto en el selector de productos.
Código de material	El código de material es el código de facturación requerido para cargos. Este asigna una categoría de impuesto al cargo. Si usted seleccionó un producto, el código de material será automáticamente rellenado, pero puede ser modificado (no generalmente recomendado). Para crear un cargo para un elemento que no esté en su lista de productos, deje en blanco el campo Producto y seleccione un código de material. Los campos Nombre del cargo, Descripción, Costo unitario y Precio unitario se rellenan con información de la lista de códigos de material, y el nombre del cargo es de manera predeterminada el nombre del código de material. Usted puede editar, si lo desea, los campos Nombre del cargo y Descripción. En el selector de datos de código de material, la información del costo es solo visible si usted tiene permiso para ver datos de tickets internos y de costos de proyectos. Consulte Permisos de Atención al cliente o Proyecto en el tema Crear o editar un nivel de seguridad personalizado. Si agrega un código de material a un contrato que tenga establecido cargos predeterminados, o a un proyecto o ticket asociados con un contrato, los cargos predeterminados del contrato sobrescribirán el costo unitario, el precio unitario y las configuraciones facturables establecidas en Admin. Consulte Valores predeterminados de cargo. Si está activada la configuración del sistema para valores predeterminados de kilometraje/millaje y usted selecciona el código de material especificado en la configuración del sistema, el campo Cantidad cambiará de forma predeterminada al valor de la distancia ida y vuelta de la organización asociada, y la casilla Facturable a organización estará seleccionada de forma predeterminada. La configuración del sistema también determina si los campos Cantidad, Costo unitario, Precio unitario y Facturable a organización son editables por el usuario o son de sólo lectura. Para cargos de bloque horario, anticipo o por ticket, este campo estará deshabilitado. De forma predeterminada, el nombre del código de material será establecido como el código del sistema que es configurado en > Admin. > Características y configuraciones > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas > Códigos de facturación > pestaña Material.
Nombre del cargo*	De forma predeterminada, el nombre del cargo se rellena con el nombre del producto (si usted seleccionó de la lista de productos) o con el código de material (si seleccionó de la lista de códigos de material). Usted puede ingresar un nombre de cargo diferente. Para los cargos de contratos que se crean automáticamente para compras de bloque horario, de anticipo o por ticket, el nombre del cargo se cambiará de forma predeterminada a [nombre del código de material] [fecha de inicio de la compra - fecha de finalización de la compra].
Descripción	De forma predeterminada, el campo Descripción se rellena con la descripción del producto (si seleccionó de la lista de productos) o la descripción del código de material (si seleccionó de la lista de códigos de material). Puede ingresar una descripción distinta. Para cargos de contratos asociados con una compra de bloque horario, de anticipo o por ticket, la descripción está en blanco, pero se puede editar.
Cantidad*	Ingrese la cantidad de este elemento de facturación. Considere que este campo acepta hasta cuatro lugares decimales. La cantidad es de forma predeterminada 1.000. NOTA  Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, la fila Costo unitario no es visible. El campo editable Cantidad aparece en la fila Precio unitario. Si se ha seleccionado un producto de inventario, la cantidad no puede ser inferior a la suma de unidades recolectadas, transferidas y enviadas/entregadas para este cargo. En el caso de los cargos de contrato creados por una compra de bloque horario, de anticipo o por ticket, este campo será de sólo lectura y mostrará el número de horas (contrato de bloque horario) o por tickets (contrato por ticket) comprados. La cantidad siempre será de 1,000 para los contratos de anticipo. NOTA  Si se habilita la opción de Aprovisionamiento, el aumento o la disminución de la cantidad de cargos actualizará la cantidad en la orden de compra asociada.
Costo unitario	NOTA  Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, este campo no será visible. Si ha seleccionado un producto de la lista de productos, el costo unitario se rellena a partir del costo del producto. Cuando está habilitado Inventario y se selecciona un producto de inventario, se utiliza el costo real de un elemento o unidad capturado durante el proceso de recepción. Si seleccionó un código de material y no se aplica ningún cargo predeterminado, este valor se rellena desde la lista de códigos de material. Si hay cargos de contrato predeterminados para el código de material seleccionado, estos sobrescriben las configuraciones de Admin. para el cargo de contrato, proyecto o ticket. Este campo está deshabilitado para cargos de contrato creados por compras de bloque horario, de anticipo o por ticket. NOTA  Si está habilitada Multidivisa, este campo o columna aparece en la divisa interna. Acepte el importe o ingrese un nuevo costo unitario.
Costo total	Costo total NOTA  Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, este campo no será visible. El valor predeterminado en este campo se calcula como costo unitario x cantidad, pero usted puede anular este valor si lo desea. Si cambia este importe, el costo unitario se vuelve a calcular (costo total/cantidad = nuevo costo unitario). Este campo estará deshabilitado para cargos de contrato creados por compras de bloque horario, de anticipo o por ticket. NOTA  Si está habilitada Multidivisa, este campo o columna aparece en la divisa interna.
Precio unitario	Precio unitario Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación. Es el precio de cliente del artículo antes de que se haya aplicado cualquier descuento. Cuando seleccione el artículo, el Precio unitario se rellenará desde la lista de origen (si está disponible), pero puede editarse. Cargos: Si seleccionó un código de material y no se aplica ningún cargo predeterminado, este valor será rellenado desde la lista de códigos de material. Si se configuran cargos predeterminados de contrato para el código de material seleccionado, sobrescribirán las configuraciones de Admin. para el cargo. Este campo estará deshabilitado para cargos de contrato creados por compras de bloque horario, de anticipo o por ticket. De manera predeterminada, mostrará la cantidad por bloque horario, anticipo, o la tarifa de incidentes de la compra. Sin embargo, si usted usó cargos predeterminados para hacerlos no facturables, el cargo no será facturable al cliente. Consulte Valores predeterminados de cargo para más información. NOTA  Si está habilitada Multidivisa, este campo o columna aparece en la divisa del cliente. Acepte el importe o ingrese un nuevo precio unitario. Note que es posible ingresar un importe negativo, el que se incluirá en la facturación.
Importe facturable*	Importe facturable El valor predeterminado en este campo se calcula como costo unitario x cantidad, pero usted puede anular este valor. Si cambia esta cantidad, el precio unitario se volverá a calcular (importe facturable / cantidad = nuevo precio unitario). Note que es posible ingresar un importe negativo, el que se incluirá en la facturación. Para compras de bloque horario, de anticipo y por ticket, este campo dependerá de sus cargos predeterminados. Para más información, consulte Valores predeterminados de cargo. NOTA  Si está habilitada Multidivisa, este campo o columna aparece en la divisa del cliente. NOTA  Este campo está oculto de recursos co-administradores.
Costo estimado (para cargos de proyecto solamente)	Costo estimado El importe que espera que cueste el trabajo del contrato o los cargos del proyecto. Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, este campo no será visible. NOTA  Si importa cargos de productos cotizados desde QuoteWerks, el importe cotizado se importa a este campo.
Notas	Registre detalles adicionales relacionados al cargo aquí. Puede ingresar hasta 2.000 caracteres.
Fecha de compra*	Fecha de compra La fecha en la que el elemento fue creado. Este campo estará deshabilitado para cargos de contrato creados por compras de bloque horario, de anticipo o por ticket. De forma predeterminada, mostrará la fecha de compra de los cargos. Esta fecha es de manera predeterminada la fecha actual, pero puede ser editada.
Facturable a la Organización	Facturable a la Organización Esta casilla de verificación determinará si el cargo se facturará a la organización que aparecerá en Aprobar y contabilizar > Cargos. Si está rastreando un cargo que no debe ser facturado al cliente, desmarque esta casilla. Este campo está seleccionado de manera predeterminada. Si se configuran cargos predeterminados de contrato para el código de material seleccionado, sus configuraciones facturables sobrescribirán las configuraciones de Admin. para el cargo. Para compras de bloque horario, de anticipo o por ticket, la configuración predeterminada depende de sus cargos predeterminados, pero puede editarse. Para más información, consulte Valores predeterminados de cargo. NOTA  Todos los cargos rastreados aparecerán en la pestaña > Contratos > Aprobar y contabilizar > Cargos, esté o no seleccionada la casilla Facturable a la organización. La decisión de facturación final depende del supervisor financiero.
Tipo de cargo	Tipo de cargo El tipo de cargo categoriza la forma de manejar los cargos de su negocio. Usted puede seleccionar Operativo o Capitalizado, según corresponda. Este campo cambiará de forma predeterminada a Operativo para los cargos de contrato creados por compras de bloque horario, de anticipo o por ticket. Para información sobre la diferencia entre CAPEX y OPEX, consulte este artículo.
Servicio/Paquete	Aparece solamente si usted tiene permisos de nivel de seguridad para cambiar el servicio/paquete en un cargo de ticket, proyecto o contrato. De forma predeterminada, este campo está vacío, pero si el contrato, proyecto o ticket asociados con el cargo están asociados con un contrato de servicio recurrente, usted puede seleccionar un servicio o paquete en el contrato y asociarlo con el cargo. Este campo es deshabilitado si el contrato seleccionado no es un contrato de servicios recurrentes, o si ningún contrato es seleccionado.
Crear dispositivo	Si ha seleccionado un producto de la lista Productos y desea asociarlo a la organización, seleccione la casilla Crear dispositivo. Una vez guardada la carga, se iniciará automáticamente el Asistente para dispositivos. Para más información, consulte Instalar un producto como dispositivo. Este campo estará desmarcado y deshabilitado para los cargos de contrato creados por compras de bloque horario, de anticipo o por ticket.
Número de orden de compra	Número de orden de compra Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación y se aplica a la mano de obra y los cargos. Si usted asigna un número de orden de compra a una cotización (en la pestaña Términos) y luego cierra la oportunidad asociada usando el Asistente para obtener oportunidades, todos los cargos creados con el Asistente para obtener oportunidades heredarán el número de orden de compra. Si asigna un número de orden de compra a un contrato, los elementos de facturación asociados heredan el número de orden de compra del contrato. Si usted asigna un número de orden de compra a proyectos, tickets o tareas, ese número de orden de compra sobrescribirá el número de orden de compra del contrato asociado. El número de orden de compra aparece en facturas. Se crea una factura aparte para cada número de orden de compra. Si una organización tiene varios artículos de facturación asignados a diferentes números de pedido, Autotask generará varias facturas para esa organización. Consulte Trabajar con números de orden de compra.
Número interno de orden de compra	Número interno de orden de compra Un número interno de orden de compra para un cargo. Es solo para referencia interna y no se traslada a la facturación.
Número interno de factura	Número interno de factura Un número interno de factura para el cargo que se usa solamente para referencia.
Estado	Es el estado de aprovisionamiento del elemento de cargo. Si Aprovisionamiento está habilitado, las opciones de estado son condicionales dependiendo del estado actual. Algunos estados se establecen automáticamente. Para detalles sobre el estado del cargo en el proceso de aprovisionamiento, consulte Introducción a Inventario. Si el módulo Aprovisionamiento no está habilitado, usted puede seleccionar manualmente cualquier estado. Para mayor consistencia, su empresa debe establecer pautas de selección de estados de cargos. Si usted configura el estado de un cargo como Cancelado, los campos Costo unitario y Precio unitario quedarán en 0 y el cargo se quitará de Aprobar y contabilizar. Si se añadió una fecha de llegada estimada al elemento de la orden de compra, esta aparece entre paréntesis luego del estado.

3. Haga clic en Guardar y cerrar.

Los cargos facturables y no facturables aparecen en > Contratos > Aprobar y contabilizar > pestaña Cargos.

1. Haga clic con el botón derecho sobre el elemento en la página Cargos del contrato, proyecto o ticket asociados.
2. Consulte la tabla más arriba para definiciones de campos.

Se aplican las siguientes restricciones:

• Si se ha aprobado y contabilizado un cargo, usted puede editar sólo la casilla Crear dispositivo y el campo Estado. Usted también puede efectuar cambios a las tablas Elementos que aún se necesitan y Elementos ya seleccionados, recibidos o pedidos.
• El campo Producto está deshabilitado para cargos creados para compras de bloque horario, de anticipo o por ticket.
• No es posible editar el campo Cantidad cuando usted edita un cargo de ticket asociado con un dispositivo si se aplican todas las siguientes condiciones:
  • Se ha sustituido el dispositivo mediante el Asistente para intercambiar dispositivos
  • El elemento está serializado y
  • El elemento se devolvió a inventario con el número de serie original.

La primera tabla presenta una lista de ubicaciones de inventario donde se almacenan los elementos para cumplir con el cargo que está agregando.

Si puede seleccionar todos los elementos necesarios para este cargo desde inventario, ya no aparecerá la tabla Elementos que aún se necesitan. En cambio, usted verá la tabla Elementos ya seleccionados, recibidos o pedidos.

Los elementos no disponibles en ninguna ubicación de inventario ingresarán el proceso de aprovisionamiento. Si se requiere aprobación, el estado se actualizará a En espera de aprobación.

Si no posee suficientes unidades en inventario, aparecerán ambas tablas.

La tabla presenta cada ubicación de inventario desde la que se seleccionaron u ordenaron los elementos. Además, si algún elemento fue transferido a un recurso, la tabla presenta el nombre del recurso precedido por RECURSO: