Asignación de organizaciones Autotask a organizaciones de módulos

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IMPORTANTE  Antes de poder asignar las organizaciones del módulo de Kaseya a las organizaciones de Autotask, debe habilitar la Facturación integrada de clientes para ese módulo y esperar a que se produzca la primera sincronización nocturna. Una vez completada la sincronización inicial, los nombres de las organizaciones de módulos de Kaseya para los módulos habilitados estarán disponibles para su asignación. Consulte Habilitar la Facturación integrada de clientes por módulo.

Cada módulo de Kaseya (Graphus, Passly...) que haya implementado en sus clientes contiene una lista de sus clientes. A medida que adopte nuevos módulos de Kaseya con el tiempo, los nombres de las organizaciones pueden diferir un poco en cada módulo, especialmente si los registros de clientes se agregan manualmente en lugar de importarse.

Para asegurarse de que cada organización de cada módulo de Kaseya se asigne al registro de organización de Autotask correcto y que el cliente correcto reciba la factura por todos los servicios de todos los módulos de Kaseya, usted asigna explícitamente las organizaciones de todos los módulos de Kaseya a su organización de Autotask equivalente en la página Asignación de organización del módulo de Kaseya.

NOTA  Las organizaciones asociadas a los tipos de organización Muerto y Cancelación no están disponibles para su asignación.

Esta página tiene dos pestañas, Mapa por organización y Mapa por organización de módulos.

  • Si hay exactamente un registro de organización o suborganización de Autotask para una organización de módulo y ninguna suborganización, la pestaña Mapear por organización es la forma más rápida de mapear.
  • Si una organización debe ser mapeada a múltiples sub-organizaciones del mismo módulo de Kaseya, la pestaña Mapear por Organización del Módulo le permitirá hacerlo.

La pestaña Mapa por organización

En la tabla de asignación de la pestaña Asignar por organización, usted asigna una sola organización en cada módulo de KaseyaOne a la organización de Autotask que recibirá la factura. La Organización Autotask aparece en la columna más a la izquierda, y todos los módulos de KaseyaOne que haya habilitado en todas las columnas siguientes, en el orden seleccionado en el selector de columnas.

NOTA  No puede eliminar las columnas de los módulos de KaseyaOne habilitados, sólo cambiar el orden de visualización.

Además de los botones Guardar, Cancelar y Selector de columnas, encima de la tabla aparece el botón Mostrar asignaciones sugeridas. Si hace clic en este botón, Autotask utilizará la lógica difusa para ayudarle a asignar las organizaciones de los módulos a la organización de Autotask. Se aplican las siguientes reglas:

  • Sólo se evalúan las organizaciones activas.
  • Si el nombre de una organización del módulo coincide exactamente, rellenará el campo.
  • Si el nombre de la organización del módulo contiene el nombre de la organización de Autotask y hay menos de 20 coincidencias, el campo de asignación se activa y la lista desplegable mostrará los nombres de las organizaciones coincidentes. Seleccione una opción para asignarla a la organización.
  • Si el nombre de la organización del módulo contiene el nombre de la organización de Autotask y hay más de 20 coincidencias, Autotask no intentará asociarlo a una organización, porque el nombre es simplemente demasiado genérico.
  • Si el campo de asignación está desactivado y muestra (Sin elementos), aún no se ha sincronizado ningún dato de asignación aunque se haya activado la Facturación integrada de clientes para el módulo.

Al guardar la página, podrá guardar las asignaciones sugeridas y eliminar todas las demás sugerencias.

Para asignar una organización de módulo a una organización de Autotask, haga lo siguiente:

  1. En la columna Organización Autotask, escriba el nombre de una organización o abra el selector para localizar una organización Autotask.
  2. En la columna de un módulo, haga clic en el control desplegable y seleccione una organización.
  3. Continúe con otras filas y columnas.
  4. Para guardar sus asignaciones, haga clic en Guardar.
    1. Si hace clic en Guardar mientras la casilla Mostrar asignaciones sugeridas está seleccionada, tendrá la opción de guardar las asignaciones sugeridas en la página.
    2. Si la casilla Mostrar asignaciones sugeridas no está seleccionada, las asignaciones sugeridas no se guardarán.
  5. Una vez guardada una asignación, las coincidencias difusas no utilizadas se eliminarán y dejarán de sugerirse. Para actualizar las coincidencias difusas, primero debe eliminar el mapa de la organización. Consulte Organizaciones sin mapa.

Es posible asignar varios sitios, ubicaciones, organizaciones, etc. de un módulo a una única organización de Autotask. Si desea hacer esto para un módulo de Kaseya, haga clic en la pestaña Asignar por organización del módulo.

La pestaña Asignar por organización de módulo

En la pestaña Asignar por organización de módulo, puede asignar múltiples organizaciones y suborganizaciones de módulos de KaseyaOne a la misma organización única de Autotask que se utilizará para la facturación. Esto es necesario porque los sitios, ubicaciones y organizaciones en muchos módulos no son una sub-entidad de una organización como lo son en Autotask, son en cambio una entidad separada.

En lugar de comenzar con la lista de organizaciones Autotask, comienza con la lista de todas las organizaciones y suborganizaciones de todos los módulos vinculados, y le permite seleccionar la organización Autotask para cada uno de ellos.

En esta pestaña, verá los siguientes botones:

Nombre del botón Descripción
Mostrar asignaciones sugeridas Al seleccionar esta casilla se rellenarán los campos de selección de la columna Organización de Autotask con posibles coincidencias de organización de Autotask. Si no se encuentran coincidencias exactas ni difusas, haga clic en el icono del selector y busque la organización Autotask coincidente.
Mostrar ignoradas Ignorar una coincidencia significa que este módulo no enviará los datos de facturación de esta organización a Autotask, pero ya no se contará como no asignada.
Sólo mostrar no asignadas Todas las organizaciones de módulos en las que el campo de asignación Organización Autotask está en blanco cuentan como no asignadas. Si selecciona tanto Mostrar ignoradas como Sólo mostrar no asignadas, se mostrarán los registros ignorados, para que pueda asignarlos y desasignarlos.

En la tabla de asignación, seleccione un módulo y asigne sus organizaciones a una organización Autotask o marque Ignorar para ignorarlas. Puede ordenar la tabla en cada columna y filtrarla por Módulo y Organización de módulos.

Nombre de la columna Descripción

Módulo

El producto Kaseya cuyas organizaciones está mapeando a organizaciones Autotask.

Organización del módulo

El nombre de la organización, sitio, ubicación, etc. que se asignará a una organización Autotask.

Sub-organización del módulo

Si el módulo KaseyaOne admite suborganizaciones, se enumeran aquí.

Organización de Autotask

El nombre de la organización Autotask que se asignó a la organización del módulo. Se pueden asignar múltiples organizaciones y suborganizaciones de módulos a la misma organización Autotask.

Ignorar

Si selecciona Ignorar, no se enviarán datos de facturación a Autotask para esta organización de módulo en particular. Esto puede deberse a que tiene complicados acuerdos de facturación con este cliente en particular que no pueden representarse en un contrato de Autotask.

Si cometió un error al asignar organizaciones a organizaciones, puede desasignarlas en cualquiera de las pestañas, siempre y cuando no haya asignado aún ningún servicio. Si lo ha hecho, primero tendrá que anular la asignación de los servicios.

Asignación de organizaciones de módulos en la página Organización

Además de asignar organizaciones de módulos en la página Admin, también pueden asignarse en la página Organización. Haga lo siguiente:

  1. En la página Organización, vaya a Herramientas > Gestionar facturación integrada de clientes.
  2. En la página Asignaciones - [Nombre de la Organización], seleccione la Organización de Módulos adecuada para cada módulo de KaseyaOne.
  3. Para dejar un módulo sin asignar pero eliminarlo de la lista de organizaciones que aún deben asignarse, seleccione Ignorar.
  4. Haga clic en Guardar.