Línea de negocios y Acceso a datos de recursos
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Si desea que la característica Línea de negocios no solamente clasifique transacciones de facturación, sino que también controle acceso de datos de usuarios (consulte Segmentación de datos), debe comprender cómo asignar las líneas de negocios que influyen en la visibilidad de información para sus usuarios.
Reglas básicas
1. Ninguna línea de negocios significa todas las líneas de negocios
Los usuarios que no están asociados a una línea de negocios tienen acceso a todas las líneas de negocios. Su acceso a información está completamente determinado por los permisos de su nivel de seguridad.
Esta regla asegura que usted puede implementar una Línea de negocios con un mínimo de interrupciones y tareas de configuración. A menos que los asigne a líneas de negocios, no hay cambios en el acceso a información de sus recursos.
2. Cuando asocie un usuario con la primera línea de negocios, el acceso a información cambia a solamente líneas de negocios con nombre.
Si decide restringir acceso a información para un usuario, debe seleccionar todas las líneas de negocios para las que aún desee que este tenga acceso. Puede hacer esto en la página Recurso o la página Estructura organizativa. Consulte Asociar un usuario con una línea de negocios en la página Recurso y Agregar usuarios a una línea de negocios en la página Estructura organizativa.
- Las entidades (contratos, proyectos, tickets, oportunidades, cotizaciones, pedidos de ventas, reportes de gastos, suscripciones) de las líneas de negocio a las que no están asociados los usuarios ya no se mostrarán en las páginas de resultados de búsqueda ni en las tablas de profundización de los tableros.
- Es posible que los usuarios aún vean el nombre del elemento, por ejemplo, el nombre del contrato en el ticket, pero aparecerá como texto, y no podrán abrir las páginas Detalles del contrato o Editar contrato.
NOTA De manera predeterminada, los usuarios que están asociados con líneas de negocios aún tienen acceso a todos los datos que no están asociados con ninguna línea de negocios. Esto les dará acceso a elementos heredados creados antes de que se implementara la línea de negocios. Consulte 3. Usted puede decidir si los usuarios tienen acceso a elementos sin ninguna línea de negocios asignada..
3. Usted puede decidir si los usuarios tienen acceso a elementos sin ninguna línea de negocios asignada.
Con Línea de negocios habilitada, todos los usuarios de manera predeterminada aún tienen acceso a todas las entidades no etiquetadas con una línea de negocios. Para mejorar la seguridad u ocultar grandes cantidades de datos heredados, usted puede desmarcar la configuración El recurso puede ver elementos sin líneas de negocios asignadas.
4. Las restricciones de acceso a líneas de negocios restringen aún más los permisos de niveles de seguridad.
Las restricciones de líneas de negocios no reemplazan restricciones de niveles de seguridad; restringen aún más el acceso de usuarios. Usted podrá ver todo lo que le permita ver su nivel de seguridad, siempre y cuando esté en una de sus líneas de negocios.
EJEMPLO Ana está asociada con la línea de negocios TI > Servicios gestionados. Su nivel de seguridad le da acceso de lectura a "Todos" los tickets. Ella puede ver todos los tickets en los que sea un recurso principal o secundario, incluso si no se encuentran en su línea de negocios, más todos los tickets asociados con su línea de negocios, más tickets no asociados con una línea de negocios. No podrá ver tickets que se encuentren en una línea de negocios con la que no esté asociada.
NOTA Esto significa que su empresa puede continuar usando el mismo nivel de seguridad para usuarios con y sin restricciones de líneas de negocios, y para usuarios asociados con distintas líneas de negocios.
5. Para entidades en las que el permiso de objeto de un usuario es "Míos", se ignora la restricción de líneas de negocios.
Usted podrá acceder a todas las entidades a las que esté asignado o con las que esté directamente asociado, para que pueda llevar a cabo su trabajo. En la página Nivel de seguridad, a tales entidades se les denomina "Míos".
| Entidad... | es "Míos" si yo soy el... |
|---|---|
| Oportunidades y cotizaciones | Responsable de la oportunidad |
| Pedidos de venta | Responsable de pedido de venta |
| Proyectos | Jefe del proyecto, Miembro del equipo del proyecto |
| Tickets | Recurso principal o Recurso secundario IMPORTANTE Los tickets y las llamadas de Servicio tienen un permiso adicional de Ver Mío + Organizaciones (tickets que pertenecen a una organización para la cual su nivel de seguridad tiene Organización: permiso de Ver). Los recursos asociados a líneas de negocio verán "Todos los míos + Tickets para mis organizaciones donde también estoy asociado a la línea de negocio del ticket". |
| Reportes de gastos | Responsable de reportes de gastos, Supervisor de reportes de gastos |
6. Usted puede aún crear entidades para todas las líneas de negocios, a excepción de las entidades de ticket
Al crear una nueva entidad (distinta a la de un nuevo ticket) que le permita seleccionar una línea de negocios, las listas de selección y los selectores de datos contienen todas las líneas de negocios que sus administradores hayan configurado, no solamente aquellas con las que usted esté personalmente asociado.
Cuando cree un nuevo ticket, las listas de selección y los selectores de datos contienen todas las líneas de negocios asociadas tanto con el recurso como con la categoría de ticket. Al editar un ticket existente, la línea de negocios actualmente seleccionada sigue disponible.
La conducta predeterminada es la siguiente:
| Escenario | Predeterminado |
|---|---|
| Las líneas de negocios de Recurso y Categoría de ticket se sobreponen, pero tienen distintas líneas de negocios predeterminadas. | Se aplica la línea de negocios predeterminada del recurso. Si el recurso no tiene una configuración predeterminada, se aplica la categoría de ticket predeterminada. |
|
Las líneas de negocios de recurso y categoría de ticket no se sobreponen |
El campo Línea de negocios sigue en blanco, incluso si el recurso o la categoría de ticket tienen una configuración predeterminada. IMPORTANTE Bajo estas circunstancias, si se configura el campo Línea de negocios como obligatorio, usted no podrá guardar el ticket. |
| Las líneas de negocios de recurso y categoría de ticket no se sobreponen, y el campo está oculto. | Se aplica la linea de negocios predeterminada de la categoría de ticket, incluso si el recurso no está asociado con esa línea de negocios. |
7. Las entidades dependientes que heredan una línea de negocios distinta del contrato permanecen visibles
Si usted asocia un ticket o un proyecto con un contrato que tenga una línea de negocios a la que no tenga acceso, todos los elementos de facturación heredarán la línea de negocios del contrato, no la entidad principal, incluyendo:
- Entradas de tiempo de tickets y tareas
- Cargos de tickets y proyectos
- Los elementos de gastos asociados con el ticket o el proyecto
Estos elementos seguirán siendo visibles en la pestañas y páginas Accesorios de la entidad principal, y usted podrá continuar editándolos y eliminándolos.
La asociación de elementos de facturación con un contrato al que usted no tenga acceso no interferirán con su trabajo, pero su departamento de Facturación puede asignar líneas de negocios que tengan sentido para sus prioridades. Consulte Facturación y Línea de negocios.
Cómo...
Asociar un usuario con una línea de negocios en la página Recurso
Use este método para asociar un usuario con una o más líneas de negocios.
- Vaya a > Admin > Configuración de la organización y usuarios > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios > pestaña Asociaciones.
Todos los emparejamientos disponibles de División > Línea de negocios aparecen en el panel No asociado. - Seleccione uno o más emparejamientos División > Línea de negocios y haga clic en la flecha hacia la derecha.
Los emparejamientos se mueven a la pestaña Asociado. - Haga clic en la flecha hacia la izquierda para quitar un emparejamiento.
- Haga clic en Guardar y cerrar.
Agregar usuarios a una línea de negocios en la página Estructura organizativa
Use este método para asociar uno o más usuarios con una línea de negocios específica.
- Vaya a > Admin > Configuración de la organización y usuarios > Su organización > sección Estructura organizativa.
- Desplace el cursor sobre el menú contextual de una línea de negocios y seleccione Editar. Se abrirá una ventana con detalles.
- En la sección Asociación de recursos, ingrese el nombre de pila, los apellidos o las iniciales de un recurso, o haga clic en el ícono de selector de datos y seleccione los recursos que desee asociar con esta línea de negocios, o bien haga clic en el ícono Copiar para copiar las asociaciones de recursos de otra línea de negocios.
- Haga clic en Guardar y cerrar.
