Agregar supervisores de hojas horarias

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Gestión de aprobadores de partes de horas

Los supervisores de hojas horarias son usuarios de Autotask con la autoridad para aprobar o rechazar hojas horarias y solicitudes de ausencia. Si está habilitada la característica para ingresar tiempo en representación, los supervisores de hoja horaria pueden también agregar o editar entradas de tiempo en nombre de alguien más.

Ingresar tiempo en representación

De modo predeterminado, los usuarios pueden agregar, editar y eliminar solamente sus propias entradas de tiempo. Su administrador de Autotask puede permitir a los aprobadores de hojas de horas, o tanto a los aprobadores de hojas de horas como a los administradores, introducir tiempo y enviar solicitudes de tiempo libre en nombre de otros usuarios. Para usuarios con permiso para ingresar tiempo en representación, la sección Ingresar tiempo en representación y el selector de Recursos aparecerán en todas las páginas de entradas de tiempo para que puedan crear una entrada de tiempo para otro usuario. También pueden ver hojas horarias no enviadas de usuarios.

Se habilita Ingresar tiempo en representación por medio de una configuración del sistema. Consulte Ingresar tiempo en representación.

IMPORTANTE  Para ingresar tiempo, los supervisores deben tener permiso para ver las tareas y los tickets en cuestión.

Para ingresar tiempo en nombre de otro usuario o ver su hoja horaria, haga clic en el selector desplegable de Recurso y seleccione el nombre del usuario.

Cada recurso debe tener al menos un supervisor de hoja horaria. De manera opcional, usted puede usar múltiples niveles de aprobación de hojas horarias si su empresa requiere aprobación de más de un recurso. Por ejemplo, de un supervisor (nivel 1), de un jefe de departamento (nivel 2) y, finalmente, de un administrador de nómina (nivel 3). Normalmente, el supervisor directo o jefe de departamento es quien aprobará hojas horarias y solicitudes de ausencia. No obstante, para una mayor flexibilidad, en Autotask la designación de supervisores de hojas horarias no está necesariamente relacionada con la jerarquía de cargos en su empresa.

NOTA  Cada vez que un usuario actualice su perfil de habilidades, su supervisor de hojas horarias recibirá una notificación.

Cómo...

Todos los aprobadores de partes de horas aparecen ordenados alfabéticamente por apellido. La columna Recursos indica el número total de recursos (incluidos los recursos inactivos) que aprueban actualmente, independientemente del nivel de aprobación.

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Haga clic en Nuevo autorizador de hoja de horas para abrir la página de diálogo.
  3. Escriba el nombre del nuevo aprobador en el campo Aprobador o haga clic en el icono del selector para buscar el recurso en una lista de recursos activos.
  4. En el campo Recursos, seleccione los recursos para los que el nuevo aprobador aprobará hojas de horas como aprobador de Nivel 1. Escriba los nombres de los recursos o haga clic en el icono del selector para buscar varios recursos en una lista de recursos activos. En el selector, marque la casilla correspondiente a cada recurso y haga clic en Guardar y cerrar cuando haya terminado. Todos los recursos son agregados en aprobación de nivel 1.
  5. Cuando la lista esté completa, haga clic en Guardar y cerrar o en Guardar y nuevo. El recurso Aprobador se añadirá a la lista, y los recursos seleccionados se añadirán a la aprobación de Nivel 1.
  6. Para añadir recursos para la aprobación de Nivel 2 o Nivel 3, edite el registro del nuevo Aprobador y añada recursos a través de la página Editar Aprobador.

NOTA  Antes de modificar el nivel de supervisor de recursos (por ejemplo, cambiar desde el nivel 1 al nivel 2), asegúrese que el recurso no tenga elementos pendientes en espera de aprobación.

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Para añadir recursos para su aprobación o cambiar su nivel de aprobación, pase el ratón por encima del menú contextual y seleccione Editar. Se abre la página Editar autorizador.
  3. Haga clic en Añadir recursos para abrir la página Añadir recursos. En el campo Recursos, seleccione todos los recursos para los que el nuevo autorizador aprobará hojas de horas en el mismo nivel. Escriba los nombres de los recursos en el campo Recursos o haga clic en el icono selector para buscar recursos en una lista de recursos activos. Puede seleccionar recursos adicionales o recursos que ya estén en la lista del autorizador.
  4. Una vez completada la lista, seleccione el nivel en el que debe aprobarse el grupo.
  5. Repita el paso anterior para añadir recursos adicionales a otro nivel.
  6. Haga clic en X para cerrar la página cuando haya terminado de añadir o eliminar recursos.
  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Para eliminar recursos de la lista de un aprobador, pase el ratón por encima del menú contextual y seleccione Editar.
  3. Busque el recurso que desea eliminar y haga clic en el icono de eliminación situado junto a su nombre. Haga clic en Sí en el mensaje de confirmación.
  4. Haga clic en X para cerrar la página cuando haya terminado de añadir o eliminar recursos.
  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Para eliminar a un aprobador de la lista de Aprobadores de la hoja de horario, pase el ratón por encima del menú contextual y seleccione Eliminar.
  3. Haga clic en Sí en el mensaje de confirmación.