Buscar y gestionar órdenes de compra

SEGURIDAD  Usuarios con permisos de objeto de inventario para agregar/editar y eliminar órdenes de compra

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Acerca de las órdenes de compra

Una orden de compra es un documento que envía un comprador a un proveedor específico para ordenar una cantidad de bienes y servicios especificados a un precio determinado. Cuando el proveedor acepta la orden de compra, se constituye un contrato para suministrar los elementos al precio determinado. Este documento también ayuda al proveedor a recolectar el dinero que se deba.

Aunque la orden de compra está dirigida a un proveedor específico, puede contener elementos de uno o varios clientes, como asimismo elementos que piense poner en inventario. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

  • Para mostrar una lista de todos los registros de una entidad determinada en su instancia de Autotask, haga clic en Buscar sin aplicar ningún filtro.

Los resultados de búsqueda que contengan más de 25, 50 o 100 registros (dependiendo de su configuración para Registros por página) se paginarán. Use la navegación de páginas para ver resultados adicionales. Como máximo, se recuperarán 5.000 registros de datos a la vez.

El filtro Activo aparece por defecto como Activo en las páginas Búsqueda por organización, Búsqueda por contacto, Mis organizaciones y Mis contactos, así como en la Búsqueda global por organización, Contacto (Nombre), Contacto (Apellido) y Contacto (Correo electrónico). Los contadores en el menú Mi(s) también reflejan solamente entidades activas.

NOTA  Existen diversas opciones para filtros de números telefónicos. El filtro Teléfono buscará una coincidencia contiene que incluya cualquier caracter (como - o () ) introducido en el cuadro de filtro. Las páginas Búsqueda de organizaciones y Búsqueda de contactos tienen una opción Teléfono (sólo números) que ignorará los caracteres especiales en el filtro y en los resultados. Llevará a cabo una búsqueda contiene para solo los números ingresados en el cuadro de filtro. La página Búsqueda de contactos también le permite llevar a cabo una búsqueda Teléfono (Comienza con). Esta buscará números telefónicos que comiencen con el valor ingresado en la casilla de filtro.

Los siguientes botones de herramientas aparecen sobre la lista de resultados:

Botón de herramientas Descripción

Muchas páginas de búsqueda (pero no las cuadrículas explorables de widgets) le permiten crear una nueva instancia de la entidad seleccionada. Este botón es visible antes de que ejecute una búsqueda:

  • Haga clic en Nuevo.
  • Las entidades Contrato, Ticket y Proyecto le permiten crear diversos tipos de entidades. Haga clic en Nuevo y seleccione una opción.

Para ayuda al rellenar los campos, consulte la Ayuda contextual de la página que se abre.

NOTA  Este botón solamente aparece para usuarios con niveles de seguridad que incluyan permiso para Agregar manualmente elementos a órdenes de compra.

SEGURIDAD  De manera predeterminada, Exportar está disponible para usuarios con nivel de seguridad Admin. y deshabilitado para todos los otros. Puede ser habilitado para otros niveles de seguridad. Consulte Puede exportar datos de cuadrícula.

NOTA  Al exportar a CSV: Para asegurar formato de fecha/hora consistentes en la salida de valores separados por coma, le recomendamos enfáticamente que las configuraciones de formato de fecha/hora del usuario en Autotask sean idénticas a las configuraciones de formato de fecha/hora de Windows de la computadora que lleve a cabo la exportación. Esto evitará conflictos con respecto a cómo el software que genera el reporte interprete el formato fecha/hora.

  1. Haga clic en el ícono Exportar como CSV.
  2. Se abre una ventana que le permite descargar y abrir el archivo exportado.

NOTA  Note que serán exportados solamente las columnas seleccionadas de los primeros 5.000 registros.

IMPORTANTE  El archivo de exportación no contiene todos los campos requeridos para volver a importar los datos usando las plantillas de importación de datos, y los encabezados de datos no coinciden.

El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente:

  • Qué columnas se muestran en la tabla
  • El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas.

NOTA  La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi > Varios > Configuración.

Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.

La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.

  1. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
  2. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.

NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.

Haga clic en el ícono para actualizar y así ejecutar la búsqueda en la tabla actual nuevamente, usando los mismos criterios de búsqueda para encontrar nuevos registros añadidos desde la primera vez que usted efectuó la búsqueda.
Opción de menú Descripción Disponible si el Estado es
General Nueva Enviada Recibida parcialmente Recibida en su totalidad Cancelada
Editar orden de compra Edite o elimine elementos que aparezcan en una orden de compra que aún no haya sido enviada. Consulte Agregar o editar una orden de compra.
(Propiedades de orden de compra, no elementos de orden de compra)
Enviar orden de compra Enviar órdenes de compra con un estado Nuevo o Cancelado. Consulte Guardar y enviar la orden de compra.      
Recibir / Cancelar recibo de orden de compra Procese órdenes de compra a medida que se reciban elementos. Consulte Recibir o Cancelar recibo de elementos de órdenes de compra.  
(cancelar recibo)		  
Ver/Imprimir orden de compra Puede abrir una vista de calidad de impresión del pedido de compra desde el menú del botón derecho de las tablas Pedido de compra e Historial de pedidos de compra. Usted puede imprimir esta vista o enviarla por correo electrónico. Consulte Ver, imprimir o enviar orden de compra por correo electrónico.
Enviar orden de compra por correo electrónico Esta opción de menú abre una página de notificación que le permite Consultar Enviar una orden de compra por correo electrónico.
Cancelar orden de compra Cuando cancele una orden de compra con el estado Nueva o Enviada, el estado cambiará a Cancelada.
No es posible cancelar una orden de compra luego de que hayan sido recibidos los elementos de la orden de compra. Una vez cancelada, no podrá editar, recibir ni enviar la orden de compra. Usted de todos modos igual podrá abrir la vista de impresión de una orden de compra cancelada y eliminarla, pero la cancelación no se puede deshacer.		      
Eliminar orden de compra

Cuando elimina un pedido, se elimina de su instancia de Autotask y no queda ningún registro. Usted puede eliminar una orden de compra cuando el estado sea Nueva, Enviada, o Cancelada. Si se han recibido elementos en relación a una orden de compra cancelada, no podrá eliminarlo.

La eliminación no se puede deshacer.