Gestionar plantillas de tickets recurrentes

SEGURIDAD  Permiso para editar o eliminar tickets y ver/agregar/gestionar tickets recurrentes (plantillas de tickets recurrentes). Las páginas y características de búsqueda requieren el permiso "Puede ver las búsquedas de plantillas de tickets recurrentes y llamadas de servicio".

NAVEGACIÓN > Atención al cliente > Buscar > Plantillas de tickets recurrentes

Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

  • Para mostrar una lista de todos los registros de una entidad determinada en su instancia de Autotask, haga clic en Buscar sin aplicar ningún filtro.

Los resultados de búsqueda que contengan más de 25, 50 o 100 registros (dependiendo de su configuración para Registros por página) se paginarán. Use la navegación de páginas para ver resultados adicionales. Como máximo, se recuperarán 5.000 registros de datos a la vez.

El filtro Activo aparece por defecto como Activo en las páginas Búsqueda por organización, Búsqueda por contacto, Mis organizaciones y Mis contactos, así como en la Búsqueda global por organización, Contacto (Nombre), Contacto (Apellido) y Contacto (Correo electrónico). Los contadores en el menú Mi(s) también reflejan solamente entidades activas.

NOTA  Existen diversas opciones para filtros de números telefónicos. El filtro Teléfono buscará una coincidencia contiene que incluya cualquier caracter (como - o () ) introducido en el cuadro de filtro. Las páginas Búsqueda de organizaciones y Búsqueda de contactos tienen una opción Teléfono (sólo números) que ignorará los caracteres especiales en el filtro y en los resultados. Llevará a cabo una búsqueda contiene para solo los números ingresados en el cuadro de filtro. La página Búsqueda de contactos también le permite llevar a cabo una búsqueda Teléfono (Comienza con). Esta buscará números telefónicos que comiencen con el valor ingresado en la casilla de filtro.

Los siguientes botones de herramientas aparecen sobre la lista de resultados:

Botón de herramientas Descripción

Muchas páginas de búsqueda (pero no las cuadrículas explorables de widgets) le permiten crear una nueva instancia de la entidad seleccionada. Este botón es visible antes de que ejecute una búsqueda:

  • Haga clic en Nuevo.
  • Las entidades Contrato, Ticket y Proyecto le permiten crear diversos tipos de entidades. Haga clic en Nuevo y seleccione una opción.

Para ayuda al rellenar los campos, consulte la Ayuda contextual de la página que se abre.

SEGURIDAD  De manera predeterminada, Exportar está disponible para usuarios con nivel de seguridad Admin. y deshabilitado para todos los otros. Puede ser habilitado para otros niveles de seguridad. Consulte Puede exportar datos de cuadrícula.

NOTA  Al exportar a CSV: Para asegurar formato de fecha/hora consistentes en la salida de valores separados por coma, le recomendamos enfáticamente que las configuraciones de formato de fecha/hora del usuario en Autotask sean idénticas a las configuraciones de formato de fecha/hora de Windows de la computadora que lleve a cabo la exportación. Esto evitará conflictos con respecto a cómo el software que genera el reporte interprete el formato fecha/hora.

  1. Haga clic en el ícono Exportar como CSV.
  2. Se abre una ventana que le permite descargar y abrir el archivo exportado.

NOTA  Note que serán exportados solamente las columnas seleccionadas de los primeros 5.000 registros.

IMPORTANTE  El archivo de exportación no contiene todos los campos requeridos para volver a importar los datos usando las plantillas de importación de datos, y los encabezados de datos no coinciden.

El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente:

  • Qué columnas se muestran en la tabla
  • El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas.

NOTA  La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi > Varios > Configuración.

Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.

La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.

  1. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
  2. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.

NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.

Haga clic en el ícono para actualizar y así ejecutar la búsqueda en la tabla actual nuevamente, usando los mismos criterios de búsqueda para encontrar nuevos registros añadidos desde la primera vez que usted efectuó la búsqueda.

Los usuarios con los permisos correctos tienen acceso a las siguientes funciones en el menú contextual:

Opción de menú Descripción
Editar plantilla de ticket recurrente

Una vez guardada la plantilla de ticket recurrente y creadas las instancias, no se puede modificar la información de dichas instancias a través de la plantilla de ticket recurrente. Vaya directamente al ticket para realizar cambios.

Usted puede editar la plantilla de ticket recurrente para realizar cambios a instancias programadas para el futuro.

En la pestaña Recurrencia, Fecha de finalización o Finalizado después de # de instancias del ticket recurrente sigue siendo editable, lo que permite que los usuarios creen instancias adicionales. Las instancias adicionales incluirán la información que se ingresó originalmente en las pestañas General y Definido por el usuario.

En las pestañas Notas y Archivos adjuntos, usted puede ingresar notas y archivos adjuntos nuevos para todas las instancias programadas para el futuro.

En la pestaña Llamadas de servicio, usted puede cambiar la hora de inicio y de finalización para instancias programadas para el futuro. No cambiará para las instancias creadas. Para ellas, haga clic en el botón derecho y seleccione Editar llamada de servicio. Consulte Crear llamadas de servicio en la plantilla de ticket recurrente.
Desactivar/Activar plantilla de ticket recurrente Si desactiva una plantilla de ticket recurrente, no se crearán futuras instancias programadas, pero se mantendrán las instancias existentes. Cuando se activa la plantilla de tickets recurrentes, se crean instantáneamente todas las instancias programadas para ese día o antes, y se programan las instancias futuras.
Eliminar plantilla de ticket recurrente Una plantilla de ticket recurrente y todos los tickets de su serie pueden ser eliminados siempre que no se hayan creado entradas de tiempo para ninguna de las instancias del ticket. Si se ha ingresado tiempo en algunas instancias, usted puede de todos modos eliminar instancias que no hayan tenido trabajo desempeñado.
Usted puede eliminar todas las instancias sin entradas de tiempo o solamente futuras.

Si usted seleccionó "todos los tickets en la serie que pueden ser eliminados", todos los tickets sin ninguna entrada de tiempo serán eliminados. Si usted seleccionó "todos los tickets en la serie que pueden ser eliminados y cuya fecha de vencimiento sea en el futuro", solo se eliminarán los tickets programados a futuro.

NOTA  Si las instancias de ticket estaban asociadas con llamadas de servicio, se eliminarán también las llamadas de servicio.