Ajustar elementos de mano de obra contabilizados

SEGURIDAD  Un nivel de seguridad que incluya Contratos

NAVEGACIÓN > Contratos > Facturas y ajustes > Ajustes de mano de obra

Para buscar los elementos de mano de obra por fecha y otros criterios seleccionados, junto con cualquier ajuste existente a esos elementos de mano de obra, haga lo siguiente:

1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
2. Introduzca o seleccione un Nombre de Organización. Los ajustes sólo pueden hacerse para una organización a la vez, y éste es un filtro obligatorio.
3. Opcionalmente, cambie el filtro Mostrar seleccionando contratos inactivos o activos. La opción Todos los contratos está seleccionada de manera predeterminada.
4. Si se necesita, cambie el valor predeterminado de intervalo de fecha del trabajo menos 30 días.
5. Si se habilita la estructura organizativa, usted también puede filtrar según el emparejamiento División > Línea de negocio. El menú desplegable contendrá todas las líneas de negocio activas con las que esté asociado.
6. Haga clic en Buscar.

NOTA  Si está habilitada Multidivisa, todos los importes en esta página aparecen en la divisa del cliente.

Los resultados aparecen en la cuadrícula debajo de los filtros de búsqueda.

La cuadrícula muestra todos los elementos de mano de obra contabilizados y/o facturados que cumplan con el intervalo de fechas especificado y los criterios adicionales de búsqueda que usted seleccionó. Además de la mano de obra contabilizada y/o facturada, la búsqueda arroja cualquier ajuste hecho a los elementos de mano de obra encontrados, incluso si los ajustes no están dentro del intervalo especificado de fechas.

Por ejemplo, supongamos que un elemento de mano de obra para un contrato de anticipo fue creado el 11 de marzo, y entonces el 16 de marzo usted ajusta el elemento de mano de obra para hacer una devolución de una hora de tiempo. Si busca todos los elementos de mano de obra creados entre el 1 de marzo y 15 de marzo, la búsqueda arroja el elemento de mano de obra y el ajuste relacionado, aun cuando usted creó el ajuste el 16 de marzo.

NOTA  Pase el mouse sobre una línea del ajuste para ver la fecha del ajuste, la razón del ajuste, y el nombre del recurso que hizo el ajuste.

Los elementos y los ajustes de mano de obra de contratos de bloque horario y de anticipo son agrupados por el contrato y compra de bloque horario o anticipo que haya sido aplicado. Los elementos de mano de obra no cargados relacionados con una compra de bloque horario o de anticipo aparecen bajo Deducciones que no son de bloque horario, debajo de las deducciones de bloque horario y de anticipo. Esto incluye los cargos en exceso de bloque horario y de anticipo.

Filas de encabezados

Una fila de encabezado separa datos agrupados. Para cada contrato que aparezca, la fila de encabezado mostrará la siguiente información:

• El tipo de compra (anticipo, bloque horario, etc.)
• La cantidad (en moneda u horas)
• La fecha de compra
• Para grupos de compras de bloque horario y de anticipo, aparece el vínculo Ajustar bloque horario o Ajustar anticipo. Haga clic en este vínculo para ajustar la compra de bloque horario o de anticipo.
• La fecha en que se facturó el cargo de contrato
• El estado actual de la compra de bloque horario o de anticipo (activo, inactivo, o cerrado)
• La cantidad de horas o el importe de divisa restantes en el contrato

Las compras de bloque horario aparecen primero, las compras de anticipo después, y las deducciones que no sean de bloque horario al final.

Encabezados de columnas

Los encabezados de columna aparecen en la cuadrícula debajo de cada fila de encabezado. Las columnas contienen información útil para identificar cada elemento de mano de obra y ayudarle a decidir si aprobar o no el elemento.

Hay hasta 39 columnas que o aparecerán o estarán disponibles en el selector de columna. La siguiente tabla describe 14 de las columnas más útiles.

Nombre del encabezado	Descripción
Casilla de selección	Para reducir a cero elementos seleccionados, necesita seleccionar un elemento. Note que cuando se seleccionan uno o más elementos, la única opción disponible del menú contextual de botón derecho será Poner seleccionados a cero.
Fecha de trabajo	La fecha en que se llevó a cabo la mano de obra.
Nombre del proyecto	Nombre del proyecto asociado, si la entrada de mano de obra fue de una tarea. Esta columna permanece en blanco si la mano de obra que se llevó a cabo fue sobre un ticket.
Número de tarea o de ticket	Número de la tarea o de ticket al que se cargó la entrada de tiempo de mano de obra
Título de tarea/ticket	El título de la tarea o del ticket al que se cargó la entrada de tiempo de mano de obra
Nombre del recurso	El recurso que realizó la mano de obra. NOTA  Si desplaza el cursor sobre una fila de ajustes, el nombre del recurso que realizó el ajuste y la fecha del ajuste aparecen en un cuadro de información sobre herramientas.
Nombre de la función	La función que determinó la tarifa de facturación
Tarifa de facturación por hora	La tarifa de facturación que fue aplicada a la mano de obra. Si la mano de obra fue aplicada a un contrato, la tarifa de facturación por hora es la tarifa del contrato. Si el elemento es un ajuste, la tarifa será la tarifa de facturación por hora del elemento de mano de obra original.
Nombre del contrato	El nombre del contrato al que se aplicó la mano de obra
Número de factura	El número de la factura que incluyó la mano de obra o el ajuste, si el elemento ya estaba facturado. Si no se han facturado ni la mano de obra ni el ajuste, el campo estará en blanco.
Horas facturadas	Las horas facturadas, en entrada de tiempo decimal, incluyendo las horas facturadas relacionadas con un contrato de bloque horario o de anticipo.
Importe facturado	Campo Calculado: Tarifa de facturación por hora X Horas reales. Esto aparece como “-” cuando los elementos facturados están cubiertos por un contrato de anticipo.
Impuesto deducido en anticipo	Aparece solamente cuando el módulo Impuesto de anticipo está habilitado. Consulte Agregar impuesto a elementos de contratos de anticipo.
Importe deducido de anticipo	Muestra el importe de la deducción de anticipo para las filas que contienen elementos facturados cubiertos por una compra de anticipo. Aparecerá “N/A” para los elementos que no sean de anticipo.

Cuadro de texto Ajuste

Es posible desplazar el cursor sobre los elementos de ajuste para abrir un cuadro de texto que muestre la siguiente información adicional: el nombre del recurso que hizo el ajuste, la fecha en que se hizo el ajuste, y el motivo del ajuste.

Los totales del contrato a la fecha para compras de bloques horarios y de anticipo activas y deducciones que no sean de bloques horarios.

El área debajo de la cuadrícula de transacciones brinda datos de resumen para compras, deducciones y ajustes de bloques horarios y de anticipo activos, junto con totales de deducciones y ajustes que no sean de bloques horarios.

Para ajustar compras de bloques horarios o de anticipo:

1. Haga clic en el vínculo Ajustar (Bloque horario o Anticipo) en el encabezado de grupo. Se abrirá una ventana.
   
2. Desde el menú desplegable Ajuste, seleccione restituir horas de crédito (para bloques horarios) o divisas (para compras de anticipo) al cliente, o deducir otros para facturar horas/divisas adicionales.
3. Ingrese la cantidad de horas o el importe monetario a restituir o a deducir adicionalmente.
4. Ingrese un motivo para este ajuste.
5. Haga clic en Guardar y cerrar para realizar sus cambios y actualizar la página. El ajuste ahora aparece en la cuadrícula debajo del encabezado de grupo.

IMPORTANTE  El vínculo Ajustar (Bloque horario/Anticipo) no aparecerá hasta que se haya contabilizado algo en relación al bloque horario o anticipo.

Esta opción revierte el elemento de línea completo creando una transacción de crédito en la misma cantidad. La cantidad abonada solo aparecerá en el campo Pagos/Créditos de la factura.

NOTA  Para mostrar el número de horas ajustadas, no solo la cantidad de devolución en la factura, utilice la opción Ajustar fila.

Para revertir la fila a cero:

1. Marque la casilla de selección de la fila o filas.
2. Haga clic con el botón derecho sobre cualquier elemento seleccionado y haga clic en Revertir seleccionados a cero.
3. Ingrese un motivo en el campo de texto que explique por qué se revirtió a cero cuando se le indique y haga clic en Siguiente. La página se actualizará y una transacción de crédito será visualizada debajo de cada transacción revertida a cero.

La opción Ajustar fila le permite restituir horas o cantidades, hasta el total de la transacción que se esté ajustando, o bien deducir horas o cantidades adicionales. Los ajustes aparecerán como un elemento de línea en la factura.

Para ajustar una fila, haga lo siguiente:

1. No seleccione la casilla, puesto que esto desactiva la opción Ajustar fila.
2. Haga clic con el botón derecho sobre un elemento y seleccione Ajustar fila. Se abrirá la página Ajustar deducción.

3. Para revisar detalles acerca de la transacción, haga clic en el signo + junto a Elemento de mano de obra, Deducción o Contrato.
4. Complete los siguientes campos:

5. Haga clic en Guardar y cerrar para realizar sus cambios y actualizar la página. El ajuste ahora aparece en la cuadrícula debajo del elemento original.

NOTA  No es posible realizar ajustes a un ajuste. Si usted comete un error en un ajuste, puede eliminarlo y hacer otro ajuste.

Usted puede eliminar solamente los ajustes, no las transacciones originales. Si elimina el ajuste, el importe de ajuste se reintegrará a la compra de bloque horario o de anticipo.

Si el ajuste original cambió el estado inactivo o activo de la compra de bloque horario o de anticipo asociada, la cancelación hace que el estado de la compra vuelva a ser aquel antes del ajuste. Por ejemplo, cuando un ajuste cambia el total ajustado de la compra a 0, el estado de la compra se cambia automáticamente a Inactivo. El total es entonces mayor a 0, y el estado de la compra vuelve automáticamente a activo.

Al eliminar un ajuste, no se revierten ni eliminan los cargos "en exceso"; es decir, los elementos con deducciones que no sean de bloques horarios son creados como resultado del ajuste. Por ejemplo, un ajuste en un elemento de contrato de anticipo que exceda la cantidad disponible de compras de anticipo activas puede derivar en la creación de una deducción facturable que no sea de bloques horarios para cubrir el exceso. Si usted elimina el ajuste que causó el exceso, restituyendo el importe de ajuste a la compra de anticipo, permanecerá el exceso del elemento con deducciones que no sean de bloques horarios. Si no desea facturar al cliente aquel elemento adicional que tiene deducciones que no son de bloques horarios, debe eliminarlo.

No es posible eliminar si se ha facturado el ajuste o si la eliminación causaría una deducción de la compra de bloque horario o de anticipo que exceda el importe de compra disponible de bloque horario o de anticipo.

Para eliminar un ajuste:

1. Haga clic con el botón derecho sobre el ajuste y seleccione Eliminar.
2. Confirme la eliminación. La página se actualizará y el ajuste desaparecerá.

Los elementos de facturación que no se han facturado se pueden mover desde una compra de bloque horario o de anticipo a otra, incluso de un contrato a otro.

NOTA  Si la organización tiene una organización matriz especificada, puede mover elementos de facturación entre los contratos de la organización matriz y de la suborganización.

Es posible mover elementos bajo Deducciones que no son de bloques horarios a un bloque horario o anticipo con importe suficiente de bloques horarios/anticipo. Alternativamente, puede convertir los elementos contabilizados relacionados con un bloque horario/anticipo a una deducción que no sea de bloque horario, lo que significa que se facturará en vez de restar del saldo de bloques horarios/anticipo.

Para mover una deducción:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre un elemento y seleccione Mover deducción. Se abrirá un cuadro de diálogo con un campo desplegable que le permitirá seleccionar Deducciones que no son de bloque horario o una compra de bloque horario o anticipo desde cualquier contrato activo de este cliente y, cuando se aplique, desde los contratos activos de una empresa matriz o sucursal.
2. Seleccione Deducción que no es de bloque horario o una compra de bloque horario/anticipo a la que mover la deducción.
3. Haga clic en Guardar y cerrar. La página se actualiza y ahora muestra esa entrada de mano de obra bajo las deducciones de bloque horario, anticipo o que no son de bloque horario a las que se movió.

IMPORTANTE  Cuando una entrada de mano de obra se mueve a un contrato diferente o se saca del contrato, las tarifas de factura que se aplican ahora son las del nuevo contrato, o, en caso de deducción que no sea de bloques horarios, las tarifas de mano de obra predeterminadas para la función.
Recomendamos que utilice esta característica únicamente para mover transacciones de un bloque horario a otro dentro del mismo contrato, para que así apliquen las mismas tarifas de facturación.

La vista previa del movimiento le permite verificar si tiene suficientes horas disponibles en una compra de bloque horario para deducir un elemento de mano de obra del bloque. Recomendamos que haga una vista previa del movimiento antes de utilizar la característica Mover deducción.

Para pre-visualizar el movimiento:

1. Haga clic con el botón derecho sobre un elemento y seleccione Vista previa del movimiento.
2. Seleccione un bloque horario o anticipo donde mover la deducción.

Haga clic en Mostrar resumen. La ventana emergente mostrará las horas totales a moverse, el saldo del bloque horario antes y después del movimiento, las horas de la deducción y las horas de ajuste para ambos bloques horarios: Bloque horario de origen y Bloque horario de destino.

Los ajustes a elementos contabilizados que aún no han sido facturados aparecerán en la misma factura que la transacción original. Los ajustes a elementos facturados aparecerán en la siguiente factura disponible. Los ajustes aparecen en facturas de la siguiente manera:

• Un elemento de línea de ajuste se inserta justo debajo de la transacción de facturación original.
• Los ajustes a compras de bloque horario y de anticipo muestran 0.00 horas facturables. Los ajustes a deducciones que no sean de bloque horario muestran el importe facturable agregado o deducido.
• Dependiendo de la plantilla de factura usada, se mostrará debajo de los elementos de línea de factura el número total de horas ajustadas de todos los elementos de factura ajustados y, sobre el Total general, el importe total abonado de todos los ajustes en la factura.

NOTA  Usted puede elegir mostrar el nombre del usuario que hizo el ajuste y el motivo del ajuste en su factura editando la plantilla de la factura. Consulte Diseñar una plantilla de factura.