Buscar y gestionar pagos

SEGURIDAD  Acceso a Contratos, y permiso de contrato Puede acceder al historial de facturas, y Asistente de exportación (de facturas) y Pagos habilitado. Consulte Configuraciones de seguridad de Contratos.

NAVEGACIÓN > Contratos > Facturas y ajustes > Pagos

Se puede acceder a los pagos procesados en Autotask en la página Búsqueda de pagos. En esta página, puede buscar pagos con tarjeta de crédito o cheque electrónico y gestionar los reembolsos. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

  • Para mostrar una lista de todos los registros de una entidad determinada en su instancia de Autotask, haga clic en Buscar sin aplicar ningún filtro.

Los resultados de búsqueda que contengan más de 25, 50 o 100 registros (dependiendo de su configuración para Registros por página) se paginarán. Use la navegación de páginas para ver resultados adicionales. Como máximo, se recuperarán 5.000 registros de datos a la vez.

El filtro Activo aparece por defecto como Activo en las páginas Búsqueda por organización, Búsqueda por contacto, Mis organizaciones y Mis contactos, así como en la Búsqueda global por organización, Contacto (Nombre), Contacto (Apellido) y Contacto (Correo electrónico). Los contadores en el menú Mi(s) también reflejan solamente entidades activas.

NOTA  Existen diversas opciones para filtros de números telefónicos. El filtro Teléfono buscará una coincidencia contiene que incluya cualquier caracter (como - o () ) introducido en el cuadro de filtro. Las páginas Búsqueda de organizaciones y Búsqueda de contactos tienen una opción Teléfono (sólo números) que ignorará los caracteres especiales en el filtro y en los resultados. Llevará a cabo una búsqueda contiene para solo los números ingresados en el cuadro de filtro. La página Búsqueda de contactos también le permite llevar a cabo una búsqueda Teléfono (Comienza con). Esta buscará números telefónicos que comiencen con el valor ingresado en la casilla de filtro.

Botón Descripción

SEGURIDAD  De manera predeterminada, Exportar está disponible para usuarios con nivel de seguridad Admin. y deshabilitado para todos los otros. Puede ser habilitado para otros niveles de seguridad. Consulte Puede exportar datos de cuadrícula.

NOTA  Al exportar a CSV: Para asegurar formato de fecha/hora consistentes en la salida de valores separados por coma, le recomendamos enfáticamente que las configuraciones de formato de fecha/hora del usuario en Autotask sean idénticas a las configuraciones de formato de fecha/hora de Windows de la computadora que lleve a cabo la exportación. Esto evitará conflictos con respecto a cómo el software que genera el reporte interprete el formato fecha/hora.

  1. Haga clic en el ícono Exportar como CSV.
  2. Se abre una ventana que le permite descargar y abrir el archivo exportado.

NOTA  Note que serán exportados solamente las columnas seleccionadas de los primeros 5.000 registros.

IMPORTANTE  El archivo de exportación no contiene todos los campos requeridos para volver a importar los datos usando las plantillas de importación de datos, y los encabezados de datos no coinciden.

El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente:

  • Qué columnas se muestran en la tabla
  • El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas.

NOTA  La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi > Varios > Configuración.

Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.

La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.

  1. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
  2. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.

NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.

Haga clic en el ícono para actualizar y así ejecutar la búsqueda en la tabla actual nuevamente, usando los mismos criterios de búsqueda para encontrar nuevos registros añadidos desde la primera vez que usted efectuó la búsqueda.

Las siguientes columnas están seleccionadas por defecto:

Nombre de la columna Descripción

Organización

La organización del cliente asociada a la transacción.

Contacto

El contacto del cliente asociado con el pago. Los contactos de clientes asociados a pagos no pueden eliminarse.

Método de pago de últimos 4 dígitos

Los cuatro últimos dígitos del número de la tarjeta de crédito o de la cuenta corriente en la que se adeudó el pago.

Si el número de cuenta bancaria es corto, se enmascararán los 3 primeros dígitos.

Id. de transacción

El identificador único generado por la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) durante la transferencia electrónica de fondos. Si se rechaza la transacción, no se genera ningún Id. de transacción.

Respuesta a la transacción

La pasarela de pago devolverá una respuesta a Autotask que indicará si el pago ha sido aceptado.

  • Si la transacción es aceptada, el mensaje de retorno será Transacción aprobada [ÉXITO].

  • Si la transacción es rechazada, el mensaje de retorno será La transacción ha sido rechazada por la pasarela [explicación detallada más REFID] .

IMPORTANTE  Si una transacción se acepta inicialmente pero posteriormente no se liquida, el campo Respuesta de transacción en Autotask no se actualiza. Debe tratar esto en la pasarela de pago directamente y cancelar la transacción en la ventana emergente Ver detalles del pago. Consulte Ver detalles.

Importe de venta

El importe total de la factura para la que se generó el pago.

Importe de reembolso

El importe devuelto al cliente si se emite un reembolso completo (Importe del reembolso = Importe del pago) o si el pago se aplica a una segunda factura con un total inferior al de la primera factura: Importe del reembolso = Importe del pago - Importe aplicado.

Importe de pago

El importe procesado con el pago de la factura original: Importe de venta = Importe de pago = Importe aplicado.

NOTA  Si este valor es < 1,00 $, la transacción es rechazada por la pasarela.

Importe no aplicado

Si se anula la factura para la que se procesó el pago, el pago procesado se desvincula o "desaplica" de la factura. No se reembolsa inmediatamente para darle la opción de aplicar el pago a otra factura. En este punto, Importe no aplicado = Importe de venta = Importe de pago. Si se desplaza por el menú contextual, tendrá a su disposición las tres opciones. Consulte Menú contextual.

Importe aplicado

Inicialmente, el Importe aplicado es igual al Importe de venta y al Importe de pago. Si se anula la factura y todo o parte del Importe no aplicado se aplica a otra factura, esa parte del pago = Importe aplicado. El resto, si lo hubiera, se reembolsa automáticamente:

Importe aplicado = Importe del pago - Importe del reembolso.

Fecha de pago

La fecha en que se introdujo la transacción.

Pagado/Aceptado por

El usuario que ingresó el pago en Autotask.

Fecha de última modificación

La fecha de la última modificación de la transacción.

Modificado por última vez por

El usuario que modificó por última vez el pago en Autotask.

Id. de factura

El Id. de factura generado por el sistema de la factura o facturas a las que se aplicó el pago. Un pago puede aplicarse a varias facturas si se desvincula de la primera factura y se aplica a una segunda.

El menú contextual tiene las siguientes opciones:

Opción Descripción

Emitir reembolso íntegro

Esta opción está disponible si la factura se ha anulado y el pago no se ha aplicado. Consulte Anular una factura.

Si selecciona esta opción, se abrirá un cuadro de diálogo de confirmación. Si hace clic en Sí, se procesará un reembolso por el importe total en Autotask.

IMPORTANTE  El reembolso no se comunicará a la pasarela de pago. Para emitir realmente un reembolso a su cliente, debe emitirlo manualmente desde la pasarela de pago. Para más información sobre este proceso, consulte nuestra sección ¿Cómo se emite un reembolso? artículo.

Aplicar el importe no aplicado a otra factura

Si se anula una factura, no se aplica el pago de la factura original. Puede aplicar el importe no aplicado a otra factura con un total igual o inferior. Si el importe de la factura seleccionada es inferior al importe no aplicado, se crea automáticamente un reembolso por la diferencia.

Ver detalles

Si selecciona esta opción, se abrirá una ventana de diálogo. Mostrará la venta y, si se procesa, una transacción de reembolso. El menú contextual tiene una opción: Cancelar transacción.

  • Si cancela la venta, tanto la venta como el reembolso (si lo hubiera) se cancelarán, y el pago se disociará de la factura. La marca Aprobado desaparecerá y, en la tabla, el importe se eliminará de la columna Importe de venta. Pero como la transacción se ha realizado, el importe del pago sigue apareciendo.
  • Si cancela un reembolso, éste se convertirá en un importe no aplicado que podrá aplicarse a otra factura. Desaparecerá la marca Aprobado y en la tabla aparecerá el importe en la columna Importe no aplicado.