Cómo determinamos qué entidad crear

Los recursos y técnicos de su organización pueden añadir indicadores de correo electrónico a los correos electrónicos dirigidos a los buzones de Procesamiento de correo electrónico entrante para realizar un seguimiento del tiempo de la tarea o la solicitud, cambiar la tarifa de función para la entrada de tiempo, actualizar el estado de la tarea o la solicitud y cambiar el estado de aprobación de una solicitud de cambio.

Puede incluir los siguientes indicadores en la primera línea del cuerpo del correo electrónico para señalarle a Autotask qué acción tomar.

• #T= indica a Autotask que debe agregar el texto del correo electrónico como una entrada de tiempo y no como una nota.
• #R=, al usarse con #T=, cambia la tarifa por función a aquella especificada tras el indicador (para entradas de tiempo de ticket y tarea).
• #S=,al usarse con #T= cambia el estado del ticket o tarea a aquel especificado tras el indicador.

NOTA  Un cambio de función (#R=) o un cambio de estado (#S=) debe acompañar una entrada de tiempo. De otro modo, la función o estado especificados será añadido como texto en una nota.

En caso de que haya varios indicadores de correo electrónico, estos deben separarse con un espacio. Asegúrese de que el estado o rol que está introduciendo existe en su instancia de Autotask.

IMPORTANTE  No incluya ningún otro texto en la primera línea del cuerpo del correo electrónico. La información adicional debe ser ingresada en la línea debajo de los indicadores de correo electrónico, como se muestra en el ejemplo a continuación. Al añadir información adicional, tenga en cuenta que el procesamiento de correo electrónico entrante no procesará más de 8000 caracteres (incluyendo el encabezado) para entradas de tiempo de ticket o tarea; notas de ticket, de tarea o de proyecto; o tickets. Las notas de revisión de cambios se interrumpirán luego de 2.000 caracteres.

EJEMPLO  El ejemplo de correo electrónico a continuación creará una entrada de tiempo de 30 minutos (#T=.5) en el ticket usando la tarifa por funciónfuera de horario (#R=Soporte fuera del horario habitual), y completará el ticket (#S=Completado). Los comentarios del técnico se ingresan en la línea debajo de los indicadores de correo electrónico:
#T=.5 #S=Completo #R=Soporte fuera de horario
El cliente apreció la resolución rápida y temporal; ticket cerrado. Visitas al sitio son necesarias para evitar re-ocurrencia.

NOTA  Actualmente, no es posible configurar el tipo de trabajo en una entrada de tiempo creada por medio del procesamiento de correo electrónico entrante. Si su organización local utiliza Tipos de trabajo para ajustar la tarifa de facturación de un rol en las entradas de tiempo, para poder utilizar las mismas tarifas de facturación al añadir tiempo a través del procesamiento de correo electrónico, debe añadir roles adicionales a Autotask que facturen con la tarifa ajustada. Usted puede entonces ajustar la función correcta (#R) al añadir la entrada de tiempo.

Para cambiar el estado de aprobación de un ticket de solicitud de cambio, deben cumplirse las siguientes dos condiciones:

• La primera palabra de la primera línea del cuerpo del correo electrónico debe ser Aprobar, Aprobado, Rechazar o Rechazado.
• Las palabras "Solicitud de cambio" y el número de ticket deben aparecer en la línea Asunto del correo electrónico.

EJEMPLO  Solicitud de cambio T20210430.0001

Pueden crearse los siguientes elementos de proyecto y tarea:

Si la línea Asunto del correo electrónico contiene...	...entonces Autotask generará un(a):
	Proyecto Nota	Nota de tarea	Tarea Entrada de tiempo	Estado Actualización	Función Actualización
Correos electrónicos de recursos y contactos de clientes
Número válido de proyecto
Número válido de tarea, ningún indicador de entrada de tiempo
Solo correos electrónicos de recursos (se requieren indicadores de correo electrónico en el cuerpo del correo electrónico)
Número válido de tarea e indicador de entrada de tiempo (#T=)
Número válido de tarea, indicador de entrada de tiempo (#T=), e indicador de estado (#S=)
Número válido de tarea e indicador de estado (#S=)
Número válido de tarea, indicador de entrada de tiempo (#T=), e indicador de función (#R=)
Número válido de tarea e indicador de función (#R=)

Pueden crearse los siguientes elementos de ticket:

Si la línea Asunto del correo electrónico contiene...	...entonces Autotask generará un(a):
	Ticket	Ticket Nota	Ticket Entrada de tiempo	Estado Actualización	Función Actualización	Actualización de aprobación
Correos electrónicos de recursos y contactos de clientes
Ningún número válido de ticket, proyecto o tarea
Número de ticket válido, sin indicador de correo electrónico en la primera línea del cuerpo
Solo correos electrónicos de recursos (se requieren indicadores de correo electrónico en el cuerpo del correo electrónico). Consulte
Número válido de ticket e indicador de entrada de tiempo (#T=)
Número válido de ticket, indicador de entrada de tiempo (#T=), e indicador de estado (#S=)
Número válido de ticket e indicador de estado (#S=)
Número válido de ticket, indicador de entrada de tiempo (#T=), e indicador de función (#R=)
Número válido de ticket e indicador de función (#R=)
Número de ticket de solicitud de cambio válido, las palabras solicitud de cambio, el ticket tiene un estado de aprobación Solicitado, Parcialmente aprobado, Aprobado o Rechazado, la primera palabra de la primera línea del cuerpo del correo electrónico debe ser Aprobar, Aprobado, Rechazar o Rechazado, Y la dirección De pertenece a un supervisor asignado para el ticket (solo cuando está habilitada la Administración de cambios)