Transición de clientes y proveedores existentes a Multidivisa

Una vez que habilite Multidivisa, asignar una divisa de cliente a un nuevo cliente será tan fácil como rellenar cualquier otro campo. Sólo tiene que seleccionarla cuando cree o edite el registro de la organización. El único requisito es que aún no hayas publicado nada contra la organización.

Usted puede cambiar la divisa de la empresa de un cliente siempre y cuando no se aplique ninguno de los siguientes escenarios:

  • La organización está asociada a las partidas de facturación contabilizadas, ya sea como organización de ingresos (la organización a la que se facturó) o como organización de costes (la organización en la que se realizó el trabajo).
  • La organización tiene 10.000 o más elementos de facturación pendientes
  • La organización es la organización matriz de otra organización
  • La organización es la organización de facturación de otra organización

Usted puede cambiar la divisa de la empresa de un proveedor siempre y cuando no se aplique ninguno de los siguientes escenarios:

  • Usted ha creado una orden de compra para el proveedor
  • Al menos un producto tiene este registro de empresa seleccionado como su proveedor

NOTA  Para empresas de proveedores, la modificación de información no está disponible. Si el proveedor tiene dependencias existentes, es posible que desee asignar su moneda interna a la organización para que a los valores de los pedidos existentes no se les asigne una moneda diferente, y crear una nueva cuenta de proveedor para utilizar con la nueva moneda.

Seleccionar una divisa distinta para clientes con elementos de facturación pendientes

IMPORTANTE  Los diversos tipos de elementos de facturación difieren cuando se trata de modificaciones en la divisa del cliente. Usted debe revisar y actualizar importes facturables basados en la siguiente conducta:

Tipo de elemento de facturación pendiente Descripción
Mano de obra El símbolo de divisa para elementos de mano de obra pendientes se actualizará a la nueva divisa. El importe facturable de la mano de obra se vuelve a calcular usando las tarifas por función y los tipos de trabajo guardados para la nueva divisa.
Cargos, servicios, paquetes de servicios, hitos y suscripciones Los importes facturables de los artículos no laborales pendientes para esta organización seguirán siendo los mismos, pero se cambiará el símbolo de moneda. Por ejemplo, un importe facturable de $100.00 cambiará a £100.00. Este cambio también se aplicará a períodos de servicios y paquetes de servicios pendientes de contratos para la duración completa del contrato.
Gastos Los gastos se incurren en varias divisas independientemente de la divisa de la organización del cliente a la que se facturarán.
Cuando se aprueba el reporte de gastos, el valor del gasto se calcula tanto en la divisa interna como en la divisa del cliente.
• Si la divisa del cliente se actualiza antes de que se apruebe el reporte de gastos, el valor se calcula para la divisa correcta del cliente, por lo que no hay ningún problema
• Si la divisa del cliente cambia luego de la aprobación de reportes de gastos, se actualiza el símbolo de la divisa, pero no el valor.

Transición de clientes con elementos de facturación contabilizados

La transición de clientes existentes a Multidivisa es más complicada. Todos los elementos de facturación contabilizados deben volver a calcularse usando la tasa de cambio correcta con la divisa del cliente, la que ha estado fluctuando con el tiempo. Cambiar simplemente el símbolo de divisa significaría que todos los importes contabilizados son incorrectos, por lo que no permitimos esto.

Para comenzar la transición de clientes existentes que tengan elementos de facturación contabilizados a Multidivisa, tiene las siguientes opciones:

Cree una nueva organización para el cliente en su instancia de Autotask utilizando la nueva configuración de moneda, y copie o vuelva a crear todas las entidades dependientes como contactos, tickets y oportunidades que sean relevantes y estén activas en el futuro. Este será un proceso manual que estará completamente bajo su control, y será su responsabilidad.

Se trata de una buena opción si su implementación de Autotask es más bien reciente y no cuenta con mucha información asociada con clientes a los que desee asignar una nueva divisa. Funciona bien si ha creado contactos, proyectos y tickets. No es una opción viable si ha establecido contratos, dispositivos, suscripciones o se ha integrado con una herramienta RMM.

NOTA  Usted tendrá dos registros de empresas para el cliente: uno en su divisa interna que contendrá todos los elementos e facturación hasta ahora, y uno en la nueva divisa del cliente que estará asociado con toda la actividad comercial a futuro.

Usted contrata los servicios profesionales de Datto para realizar una modificación de datos. Deberá proporcionarnos un archivo Excel en el que figuren las organizaciones a las que desea asignar una moneda diferente y el tipo de cambio que desea que utilicemos para recalcular los datos históricos de facturación. Usted puede escoger usar una tasa de cambio promedio o brindarnos una tasa de cambio por trimestre. También puede dejar que nosotros busquemos las tasas de cambio correctas.

Datto Professional Services desconectará su instancia de Autotask para hacer lo siguiente:

  • Asignar la nueva moneda correspondiente a todas las organizaciones
  • Use las tasas de cambio que usted brindó para volver a calcular el Precio unitario (Divisa del cliente) o el Precio unitario (Divisa interna). El campo que se volverá a calcular dependerá de la estrategia que usted usó para solucionar la falta de multidivisa.

Algunos de nuestros clientes han configurado cada elemento de facturación varias veces, una vez para cada divisa.

EJEMPLO  Su divisa interna es la libra británica. Usted ofrece el mismo servicio de mantenimiento mensual de servidor en 3 divisas: Libra, Euro y Corona danesa. Usted configura 3 servicios:
Mantenimiento mensual de servidor (GBP) - 100
Mantenimiento mensual de servidor (EUR) - 120
Mantenimiento mensual de servidor (DKK) - 895

Dependiendo de la ubicación del cliente, usted selecciona la versión correspondiente del servicio. Ya que usted no seleccionó una divisa en la página Términos locales y símbolos, cuando genere una factura o exporte la transacción de facturación, el valor en el campo de importe facturable se transfiere a su software de contabilidad sin un símbolo de divisa. En su software de contabilidad, el cliente está asociado con la divisa correcta, y la factura que genere contendrá los importes correctos y la divisa correcta.

La desventaja de este enfoque fue que los reportes que usted generó en Autotask resultaron ser inútiles, ya que contenían elementos de más de una divisa, por lo que no fue realmente posible generar reportes de rentabilidad.

Si usted usó su propia divisa para facturar a clientes en otros países, puede que haya o no seleccionado una divisa en la página Términos locales y símbolos, pero cada elemento de facturación fue configurado solo una vez, en su propia divisa.

EJEMPLO  Su divisa interna es la libra británica. Usted configura un servicio:
Mantenimiento mensual de servidor -100.00

Si empleó la estrategia 1, los Precios unitarios (Divisa del cliente) serán correctos cuando la nueva divisa se asigne a sus clientes. Volveremos a calcular los valores en los campos Precio unitario (Divisa interna) usando la siguiente fórmula:

EJEMPLO  Precio unitario (Divisa interna) = Precio unitario (Divisa del cliente)* Tasa de cambio

Si empleó la estrategia 2, los Precios unitarios (Divisa interna) serán correctos cuando la nueva divisa se asigne a sus clientes. Volveremos a calcular los valores en los campos Precio unitario (Divisa del cliente) usando la siguiente fórmula:

EJEMPLO  Precio unitario (Divisa del cliente) = Precio unitario (Divisa interna) / Tasa de cambio

Los valores calculados serán correctos hasta el punto en que las tasas de cambio que apliquemos durante la conversión se aproximen a las tasas de cambio reales del día de la transacción, pero no serán exactamente correctos. Las divisas fluctúan constantemente, y si usted factura a clientes en una divisa extranjera, no sabrá sus ingresos exactos hasta que el cliente pague la factura y el pago se convierta a su divisa interna. Esto es aún más cierto cuando usted usa una tasa de cambio promedio para transacciones históricas.

La conversión debe, sin embargo, traducirse en números que estén dentro de un par de porcentajes del precio real o de los números de ingresos.

NOTA  La ventaja de la modificación de datos es que podrá seguir utilizando el mismo registro de organización para el cliente. Se volverán a calcular también los elementos de facturación futuros, y usted no tiene que poner fin a contratos existentes y crear nuevos con nuevos precios.

IMPORTANTE  Las facturas son documentos de archivo que no se tocarán en ninguno de los escenarios. Esto significará que tanto la divisa como el importe diferirán de la transacción contabilizada.

Proceso de transición

USTED: Comuníquese con Datto para que podamos activar el módulo Multidivisa.

Si está interesado en habilitar Multidivisa, comuníquese con su responsable de empresa o ejecutivo de cuentas de Datto. Nos pondremos en contacto con usted y responderemos todas las preguntas que pueda tener. Si decide continuar, usted firmará un documento Ámbito del trabajo para establecer un compromiso de servicios profesionales. Dado que la modificación de su instancia Autotask requerirá una breve interrupción mientras se ejecutan los scripts, programaremos la fecha para su implementación Multidivisa.

USTED: Notifique a sus clientes acerca de la transición a una divisa distinta

Notifique a sus clientes que desea asignar una divisa distinta y que, a partir de una fecha determinada, comenzará a hacer negocios con ellos en su propia divisa. Comunique su lista de precios en la nueva divisa o las tasas de cambio en las que se basará para establecer los precios, y concluya cualquier negociación sobre precios, si es necesario.

No asuma que todos querrán cambiar. Deles la oportunidad de no optar por el cambio de divisa.

DATTO: Instale el módulo Multidivisa.

Instalaremos el módulo Multidivisa en su instancia de Autotask.

USTED: Habilitar y configurar Multi-divisa en su instancia Autotask

Antes de llevar a cabo la transformación de datos, debe habilitar Multidivisa por su parte y completar todas las tareas de configuración. Consulte Configurar Multidivisa. También tendrá que enviarnos una hoja de cálculo Excel con la lista de organizaciones a las que se asignará una nueva moneda. Necesitaremos la siguiente información:

  • Identificación de la organización
  • Nombre de la organización
  • Nueva divisa
  • Tasa de cambio

IMPORTANTE  Todas las organizaciones relacionadas (organización matriz, suborganizaciones y organizaciones de facturación) deben tener asignada la misma moneda.

DATTO: Copie su instancia de Autotask a un sandbox

Una vez que haya configurado su instancia de Autotask para Multidivisa y enviado su hoja de cálculo Excel, copiaremos su instancia de Autotask a un sandbox y crearemos sus scripts de modificación de datos personalizados. Ejecutaremos la modificación de datos en la copia en el espacio aislado.

USTED: Revise su instancia de Autotask en el sandbox

Tendrá 1 semana para revisar los datos y verificar que todo está tal como lo esperaba. Usted nos dará el visto bueno para ejecutar los mismos cálculos en su instancia real de Autotask.

DATTO: Realice la modificación de datos en su instancia Autotask

El día y la hora señalados, desconectaremos su instancia de Autotask para ejecutar los scripts de modificación de datos.

Asignaremos la nueva moneda a todas las organizaciones que no vayan a utilizar su moneda interna. Usaremos la hoja de cálculo que usted brindó.

  • Si empleó la estrategia 1, los Precios unitarios (Divisa del cliente) serán correctos cuando la nueva divisa se asigne a sus clientes. Volveremos a calcular los valores en los campos Precio unitario (Divisa interna) usando la siguiente fórmula:

Precio unitario (Divisa interna) = Precio unitario (Divisa del cliente)* Tasa de cambio

  • Si empleó la estrategia 2, los Precios unitarios (Divisa interna) serán correctos cuando la nueva divisa se asigne a sus clientes. Volveremos a calcular los valores en los campos Precio unitario (Divisa del cliente) usando la siguiente fórmula:

Precio unitario (Divisa del cliente) = Precio unitario (Divisa interna) / Tasa de cambio

USTED: Confirme que la modificación de datos se realizó con éxito

Tan pronto como se complete la modificación de datos, usted revisará sus datos y confirmará que la modificación se realizó con éxito. Si hay algún problema, nos debe notificar de inmediato.

NOTA  Desconectaremos su sandbox para eliminar la posibilidad de que empiece a trabajar en la copia incorrecta de su instancia de Autotask.