AutoForms Designer

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso para configurar Autoforms & LiveLinks

NAVEGACIÓN > Admin. > Automatización > AutoForms y LiveLinks  > Diseñador de AutoForms

Campo u Opción	Descripción
Nombre de Autoform*	Obligatoria. Ingrese un nombre para el nuevo formulario.
Seleccione cada entidad que desee incluir en el AutoForm	Seleccione cada tipo de entidad para el que el nuevo formulario recolectará información. La organización ya está seleccionada y es de sólo lectura porque es necesaria en Autotask. En Autotask cada entidad debe estar asociada a una organización.
Configure la conducta predeterminada cada vez que se envíe un AutoForm.
Cuando se publique un AutoForm con éxito, redirigir a:	Ingrese la URL completa de la página que aparecerá luego del envío exitoso. Típicamente, esta página agradece al usuario por su interés y le informa de los siguientes pasos. Por ejemplo, "Le contactaremos en 24 horas".
Seleccione el nivel de notificación cuando se produzca un error:	Especifique qué notificación automática debe desencadenarse si hay un error en el envío. Las opciones incluyen Ninguna (sin notificación), Sólo registro (genera una entrada en el registro de errores) y Registro y redirección a página de error (se producen ambas opciones). Si selecciona la opción para redirigir a una página de error, debe entonces brindar la URL de la página de error en el siguiente campo. El registro de errores puede abrirse haciendo clic en el botón derecho sobre el AutoForm y seleccionando Abrir registro de errores de AutoForm.
Cuando se produce un error al publicar un AutoForm, redirige a:	Requerido si selecciona la opción "Registrar y redirigir a página de error" en el campo previo. Ingrese la URL completa de la página que aparecerá si falla el envío el formulario. Normalmente, esta página le informa al usuario que hubo un error en el envío y le brinda otras opciones para contactarse con usted, por ejemplo, una dirección de correo electrónico o un número de teléfono.

En la pestaña Campos, seleccione los campos de recogida de datos para su formulario.

La pestaña Campos presenta la lista completa de campos disponibles de la tabla Empresa y de las tablas de todas las otras entidades que usted seleccionó en la pestaña General. Los campos definidos por el usuario están incluidos.

IMPORTANTE  No es posible tener un campo definido por el usuario de cualquier entidad que tenga el mismo nombre que un campo estándar de Autotask. Si tiene un nombre de campo definido por el usuario que sea el mismo que el nombre de un campo de Autotask, edite el UDF y añada otra palabra o caracteres adicionales al nombre.

Nombre de la columna	Descripción
Nombre del campo de Autoform	Este es el nombre del campo en Autotask. Todos los campos en todas las tablas (entidades) seleccionadas en la página anterior aparecen en esta tabla. Los campos definidos por el usuario están incluidos.
Valor predeterminado	Como opción, usted puede especificar o seleccionar un valor predeterminado para rellenar el campo. El campo no necesita aparecer en el formulario para tener un valor predeterminado. Por ejemplo, el formulario de su sitio Web corporativo puede establecer el valor predeterminado de Tipo de organización en "Cliente potencial". Todos los envíos de ese sitio Web se añadirán entonces a su instancia de Autotask como Tipo de Organización "Lead". Si aparece en el formulario, usted puede hacer que el valor predeterminado sea editable.
Mostrar en Autoform	Seleccione esta casilla de verificación para hacer que el campo aparezca en el formulario. NOTA  Para incluir un valor para este campo sin que aparezca en el formulario, brinde un valor predeterminado.
Modificable en Autoform	Seleccione esta casilla de verificación si desea permitir al usuario editar el campo. Asegúrese de seleccionar este campo si quiere que aparezca y si desea que el usuario pueda ingresar nuevos datos o editar un valor predeterminado.
Entrada en Autoform obligatoria	Seleccione esta casilla de verificación para hacer que el campo sea obligatorio, es decir, que el usuario no pueda enviar el formulario sin brindar un valor. Un asterisco rojo (*) indica un campo requerido.
Etiqueta del campo de Autoform	La etiqueta que identifica el campo en el formulario. Esta debe describir qué datos deben ingresarse en el campo. Por ejemplo, el nombre por defecto del campo "Organización" podría sustituirse por "Nombre de la organización", o "Introduzca aquí el nombre de su organización".

Añadir campos de la tabla Organizaciones a su AutoForm

• Utilice el campo denominado Organización en los formularios diseñados para añadir información a Organizaciones existentes. En el formulario, el campo incluirá un menú desplegable desde el que el usuario podrá elegir de entre empresas disponibles en el momento en que se creó el formulario.

Si se selecciona aquí una Organización específica y no se marca la opción editable, el formulario sólo será válido para esa Organización.

EJEMPLO  Si está diseñando un formulario para introducir contactos para cualquier Organización existente, seleccione el campo Organización que se mostrará en su formulario. Note que la lista de selección del campo Empresa es creada cuando usted publica su formulario, y su formulario ocasionalmente necesitará ser vuelto a publicar para mantenerse actualizado.

• Utilice el campo Nombre de la organización en los formularios diseñados para captar clientes potenciales en su sitio web. El usuario puede añadir un nuevo nombre de Organización en su instancia de Autotask. Incluya cualquier campo adicional necesario para recopilar información para una nueva organización.
• Los campos Organización y Nombre de la organización se excluyen mutuamente. Si selecciona Mostrar en AutoForm en uno de ellos, no estará seleccionada para el otro.
• Se requieren dos campos de Organización: Tipo de organización y Gestor de cuenta. Debe brindar información en estos campos independiente de si aparecerán o no en el AutoForm.

NOTA  Al recopilar clientes potenciales en un sitio web, seleccione Cliente potencial como el valor predeterminado de Tipo de empresa y seleccione al recurso que filtra y distribuye sus clientes potenciales entrantes en la web como el valor predeterminado de Responsable de empresa. La propiedad puede reasignarse posteriormente desde la página Editar organización.

NOTA  La información de la Dirección de la Organización se copia en los campos de Dirección de Contacto en Autotask, a menos que los campos de Dirección de Contacto se pongan en el formulario.

Agregar campos de la tabla Contactos a su AutoForm

• En este formulario son obligatorios el Nombre de pila y el Apellido del contacto. Asegúrese de seleccionar las casillas de verificación Mostrar y Editable para ambos campos.
• Todos los otros campos son opcionales, pero se recomienda encarecidamente que se consideren obligatorios el correo electrónico y el número telefónico, para que así se pueda contactar al usuario.

Agregar campos desde la tabla Oportunidad a su AutoForm

Si el formulario incluye campos de la tabla de oportunidades, habrá algunos campos obligatorios:

• Responsable de empresa: Este es un campo obligatorio para una oportunidad en Autotask PSA. Al crear un formulario, seleccione un responsable de empresa predeterminado desde la lista de todos los recursos. Una vez en Autotask PSA, es posible modificar el nombre del responsable de empresa.
• Etapa de la oportunidad: Seleccione de la lista una etapa de la oportunidad apropiada como la oportunidad predeterminada, probablemente la que usted consideraría como la etapa 1. Las etapas de oportunidad son configuradas en Admin., por lo que su empresa puede tener una etapa específica para oportunidades creadas por medio de AutoForms.
• Estado de la oportunidad: Seleccione un estado de oportunidad apropiado (probablemente Activa) desde la lista de etapas de oportunidad configuradas en Admin.

• Compensación de fecha de cierre proyectada de oportunidad: Fecha de cierre proyectada es un campo obligatorio para una oportunidad en Autotask. Si ingresa un número en el campo Compensación de fecha de cierre proyectada que sea la duración promedio de su ciclo de ventas de productos, Autotask PSA calculará una fecha de cierre proyectada para la oportunidad.
• Fecha de cierre proyectada de oportunidad: De manera alternativa, haga clic en el ícono de calendario de este campo y seleccione una fecha de cierre proyectada concreta.

NOTA  Todos estos campos deben estar ocultos. A los clientes potenciales no les interesa ver su sistema de rastreo de clientes potenciales, y verlos solo los confundiría.

Todos los otros campos de oportunidad son opcionales.

Agregar campos de la tablas de tareas pendientes y notas a su AutoForm

Las tareas pendientes y las notas crean elementos de acción en Autotask PSA. Si el formulario genera tareas pendientes o notas, los siguientes campos serán obligatorios:

• Tipo de acción de tarea pendiente (o nota): Determina el tipo de seguimiento a la presentación del cliente potencial o la solicitud de seguimiento. Los tipos de acción que pueden ser utilizados y que aparecerán en la lista desplegable son aquellos definidos en su > Admin. > Características y configuraciones > Ventas y oportunidades > lista de Tipos de acción. A menudo, el tipo de acción será una llamada telefónica.
• Tarea pendiente (o Nota) asignada a: Para que ocurra el seguimiento, se necesita asignar un recurso a él. La lista desplegable mostrará la lista de recursos en > Admin. > Recursos/Usuarios (Recursos humanos) > Recursos/Usuarios (Recursos humanos) > Recursos.
• Descripción de tarea pendiente (o Nota): Ingrese una breve descripción de la acción requerida. Ejemplo: "Llamar para calificar nuevo cliente potencial de web".
• Fecha de finalización de tarea pendiente (o Nota): Debe ingresarse una fecha para la que se debe llevar a cabo la acción. Luego de esa fecha, la acción vencerá.
• En vez de una fecha de finalización fija, que puede ser problemática si el formulario se piensa usar permanentemente, usted puede incluir una compensación de fecha de inicio de nota y tarea pendiente y una duración de fecha de inicio de nota y tarea pendiente. Ingrese en cuántos días luego de que se envíe la solicitud comenzará la tarea pendiente, y la longitud de tiempo (en minutos) anterior aparecerá como vencida. Autotask tomará estos valores y calculará la fecha de finalización de la tarea pendiente o de la nota, después de la cual pasa a estar vencida.

En la pestaña Notificación, usted puede especificar qué recursos internos deben recibir una notificación de correo electrónico cuando se envíe un AutoForm.

Consulte Generar una notificación manual.

Cuando haga clic en la pestaña Fuente, Autotask PSA generará y mostrará el código fuente HTML de su formulario con las opciones que haya seleccionado.

Para ver su formulario en su estado actual, haga clic en el botón Vista previa en la página Fuente.

Si está satisfecho con su AutoForm, cierre la página Vista previa y copie el código fuente completo en su portapapeles.

1. Para editar y publicar su formulario, pegue el texto del código de origen copiado en Notepad u otro editor HTML, rodeado de las siguientes etiquetas HTML:

   <html>

   <body>

   Inserte texto de código fuente aquí

   </body>

   </html>

Si tiene habilidades para programar XML, podrá agregar otros textos, encabezados, logotipos, etc. A continuación, se presenta un ejemplo (las ediciones en rojo):

<html>

<body>

<p><font FACE="Arial" SIZE=2> Ingrese su información:

<br>

Ingresar texto de código fuente aquí

</body>

</html>

Esto agregará la oración Ingrese su información: en la parte superior de su formulario y aplicará tamaño de fuente 2 Arial a su formulario.

2. Para publicar el formulario como está, guarde el archivo con una extensión .htm (a su escritorio, por ejemplo).
3. Luego, haga doble clic sobre el nombre del archivo para ver el formulario en su explorador. Puede que vea una advertencia de "contenido activo". Si es así, haga clic en "Haga clic aquí para opciones" y autorice contenido bloqueado.

4. Haga clic en Sí para abrir el formulario en modo activo.

Ahora podrá usar el formulario como una interfaz de entrada de datos para el sitio de Autotask PSA en el que fue creado. Cuando haga clic en el botón Enviar, la empresa, el contacto y toda otra información de entidad que incluya en su formulario serán ingresados en sus respectivas tablas.

NOTA  Todos los contactos creados por medio de AutoForms serán automáticamente configurados como Activo.

Asegúrese de probar su formulario antes de publicarlo a una audiencia más grande en su sitio web.