Crear un contrato marco

Opcionalmente, seleccione un individuo como el contacto para este contrato. La lista desplegable contiene todos los contactos activos asociados a la organización seleccionada.

• Si la organización tiene más de 50 contactos activos, empiece a escribir el nombre de un contacto para reducir la lista.
  
• Si la organización es una sub-organización de otra organización, puede seleccionar un contacto de la lista de contactos de la organización principal que aparecen debajo de una línea discontinua.
  

Nombre del contrato

Ingrese un nombre de contrato que sea descriptivo. Puede que tenga varios contratos configurados para un cliente, y el nombre debe facilitar la selección del contrato correcto.

Fecha de inicio

Ingrese el primer día del intervalo de fechas cuando la entidad esté activa o sea válida. Por defecto será el primer día del mes siguiente, pero puede modificarse.

Contratos

La fecha de inicio del contrato se convierte en la fecha de facturación de todos los elementos facturados según el contrato..

EJEMPLO  Si la fecha de inicio es el 21 del mes, la facturación de todos los elementos de facturación del contrato ocurrirá el día 21. Si desea que su fecha de facturación esté a comienzos o fines de mes, pero desea prorratear servicios para el resto del mes actual, consulte Escenarios de facturación especiales para contratos de servicio recurrente.

NOTA  Si la fecha de inicio es una fecha que no está en el período actual (por ejemplo, la fecha de inicio es el 31 y el mes próximo tiene solamente 30 días), el último día del mes será utilizado para el evento de facturación.

Oportunidades

La fecha de inicio se utiliza para calcular el número de días que la oportunidad está en trámite..

Proyectos

La fecha de inicio de todas las fases, las tareas y los problemas debe ser posterior o igual a la fecha de inicio.

Reglas de facturación

La fecha de inicio es el comienzo del primer período de facturación y la primera fecha de facturación. También establece el calendario para todas las fechas de facturación siguientes. Esta debe ser posterior o igual a la fecha de inicio del contrato.

EJEMPLO  Si la fecha de inicio es el 3 de enero, la siguiente fecha de facturación será el 3 de febrero. Si ingresa una fecha con el día 29, 30 o 31, y un mes no tiene tantos días, la fecha de inicio de ese período será el último día del mes. Si ingresa un día que es el último día de ese mes, usaremos el último día de cada mes que siga a ese mes.

Cada cargo de período se crea usando el recuento de unidades más reciente, el que es establecido por la fecha ingresada en el campo Determinar unidades/Crear cargos el:. La fecha de recuento puede ser la misma fecha que la fecha de facturación, o una fecha anterior.

Si no hay un recuento de unidades en la fecha de inicio del primer período de facturación (porque el número del día seleccionado para determinar el recuento de unidades es posterior al número del día de la fecha de inicio), Autotask llevará a cabo un recuento de unidades cuando se cree la regla para usar para ese primer período de facturación.

Estado del contrato

El estado del contrato determina si un contrato está activo.

• Los contratos se crean con el estado configurado como Activo.

• Los contratos se desactivan en la página Editar contrato. Los contratos inactivos no pueden asociarse con nuevos tickets o proyectos, pero los eventos de facturación continuarán hasta que se llegue a la Fecha de finalización del contrato.
  

IMPORTANTE  Para dejar de facturar servicios futuros, debe cambiar la fecha de finalización del contrato a la fecha del último evento de facturación.

Contrato predeterminado de Atención al cliente

Cada cliente puede tener un contrato predeterminado designado que se aplicará automáticamente a todos los tickets creados para la organización dentro del intervalo de fechas del contrato. Consulte Cómo se aplican los contratos.

• Usted puede cambiar el contrato predeterminado al crear o editar un ticket. Los usuarios con los permisos requeridos también pueden cambiar el contrato predeterminado en las entradas de tiempo.
• Si la organización es una organización matriz, este contrato se convierte en el contrato por defecto para todas las sub-organizaciones que no tengan sus propios contratos por defecto.
• Si su administrador ha habilitado la Configuración del sistema de contratos y facturación, este contrato es automáticamente aplicado a cualquier ticket entrante del Portal del cliente.

Seleccione la casilla para hacer que este contrato sea el predeterminado. Si la organización ya tiene un contrato predeterminado con un marco de tiempo que se superpone, haga clic Aceptar para que el nuevo contrato sea el predeterminado, o haga clic en Cancelar. El nuevo contrato será el predeterminado para todos los nuevos tickets.

Descripción

El campo Descripción aparece en muchas entidades de Autotask. En entidades como ticket, tarea, nota y tarea pendiente, el campo Descripción es una parte fundamental del registro de datos. Siempre que está disponible, recoge información esencial sobre el registro. Este campo suele ir precedido del nombre de la entidad. Por ejemplo, Descripción de la cotización.

Introduzca una descripción detallada de la instancia de la entidad, el problema con el que el cliente necesita ayuda o el servicio que ha solicitado.

Categoría de contrato

Las categorías de contratos son totalmente personalizables y su uso es opcional. Se utilizan para mostrar, filtrar y agrupar en LiveReports, así como para filtrar en la página Elementos a facturar. Consulte Categorías de contrato.

Haga clic en el control desplegable y seleccione un acuerdo de niveles de servicio (SLA). El SLA seleccionado será el predeterminado para todos los proyectos y tickets asociados con el contrato. Para más información sobre SLAs, consulte Introducción a la gestión de niveles de servicio y Aplicar acuerdos de niveles de servicio.

NOTA  Usted puede editar un ticket individual si no desea aplicar el SLA del contrato a ese ticket.

NOTA  El SLA no será aplicado a los tickets creados bajo el contrato antes de que el SLA fuera agregado al contrato.

Oportunidad

Una oportunidad es una venta potencial que usted ha identificado. Este campo aparece en las entidades asociadas a una oportunidad de venta. Dependiendo de los permisos, se muestra el nombre de la oportunidad o un enlace a la misma.

Seleccione una oportunidad o haga clic en el ícono más para añadir una nueva oportunidad. Primero debe seleccionar una organización. Todas las oportunidades activas asociadas a una organización están disponibles.

Notas y tareas pendientes de CRM:

Las notas y tareas pendientes de CRM creadas desde la organización o la entidad de contacto pueden hacer referencia opcionalmente a una oportunidad activa para la organización. Cuando se añade una nota desde la página Oportunidad, el campo Nombre de la oportunidad se rellena de forma predeterminada.

Contratos:

Si el contrato se crea mientras se ejecutan el Asistente para obtener oportunidades o el Asistente para cerrar cotizaciones, la oportunidad se referencia aquí.

Proyectos:

Puede asociar una oportunidad al proyecto y hacer lo siguiente:

• Si se trata de un proyecto de propuesta, convierta la propuesta en un proyecto mientras ejecuta el Asistente para obtener oportunidades. Los cargos cotizados se convertirán en cargos del proyecto. El pronóstico de ingresos totales y costos totales se rellenará en los campos Ingresos/Costos estimado del proyecto (si estos campos no contienen ningún valor). Consulte Cerrar oportunidades que haya obtenido.
• Utilice los campos definidos por el usuario de la oportunidad vinculada para actualizar los campos definidos por el usuario del proyecto. Consulte Campos definidos por el usuario de Proyectos.
• Cuando el proyecto esté completado, puede actualizar la oportunidad a Implementadadesde el Asistente para completar proyectos. Consulte Completar un proyecto.

Cotizaciones:

Seleccione una oportunidad activa, cree una nueva oportunidad o permita que la oportunidad se cree automáticamente. Si la oportunidad se crea automáticamente, tendrá el mismo nombre que la cotización, y los campos restantes tomarán por defecto los valores descritos en Agregar o editar una cotización de Autotask.

Pedidos de venta:

Si la función de Aprovisionamiento está habilitada, los pedidos de venta se generan automáticamente a partir de las oportunidades cuando se ejecuta el Asistente para obtener oportunidades. El campo es de sólo lectura.

Tickets:

Aparecerá una oportunidad en este campo si se ha ejecutado el Asistente para obtener oportunidades y se ha seleccionado Asociar este ticket con esta oportunidad, creando este ticket en la cola Posventa.

Número externo

Este campo es opcional y se puede editar. Está disponible en varias entidades y puede proporcionar una referencia cruzada a un sistema de numeración externo.

Número de orden de compra

Este campo aparece en las entidades que forman parte del flujo de trabajo de facturación y se aplica a la mano de obra y los cargos.

• Si asigna un número de orden de compra (PO) a una cotización (en la pestaña Condiciones) y, a continuación, cierra la oportunidad asociada mediante el Asistente para obtener oportunidades, cualquier cargo creado con el Asistente para obtener oportunidades ganadas heredará el número de orden de compra.

• Si asigna un número de orden de compra a un contrato, los elementos de facturación asociados heredarán el número de orden de compra del contrato.

• Si asigna un número de orden de compra a proyectos, tickets o tareas, ese número de orden de compra anulará el número de orden de compra del contrato asociado.

• El número de orden de compra aparece en las facturas. Se crea una factura independiente para cada número de orden de compra. Si una organización tiene varios elementos de facturación asignados a diferentes números de orden de compra, Autotask generará varias facturas para esa organización.

Consulte Trabajar con números de orden de compra.

Habilitar sobrefacturación

Seleccione esta casilla para habilitar el campo the Tarifa de sobrefacturación.

Tarifa de sobrefacturación

En contratos marco, esta tarifa por hora se utilizará cuando se hayan consumido todas las horas de bloque disponibles. Si está activado, este campo es obligatorio y siempre creará un cargo de contrato de 0,00, o el importe ingresado.

NOTA  Si desea limitar los cargos para un bloque horario, ingrese una tarifa por exceso de 0,00. Una vez que se consuman los bloques horarios, la mano de obra se llevará a cabo a la tarifa de exceso $0,00.